Alles wat u wilt weten over de afspraken, privacy en uw rechten bij OurStayOne, overzichtelijk bij elkaar. Vragen? Mail info@ourstayone.com.
Privacy statement and terms of use in English · Datenschutzerklärung und Nutzungsbedingungen auf Deutsch
Versie 30 oktober 2026
Wat is er gewijzigd? Ten opzichte van de versie van 12 oktober 2026: ook een tweede mede-eigenaar op een kavel gebruikt de app nu gratis; de prijs van €1,99 per maand staat niet meer in de prijstabel en in de regel over eigenaren en mede-eigenaren. Er zijn op dit moment geen betaalde abonnementen voor bewoners; de artikelen over betalen, bedenktijd en opzeggen gelden alleen als u ooit een betaald abonnement afsluit. Verder ongewijzigd. De versie van 12 oktober 2026 wijzigde het volgende ten opzichte van die van 11 oktober 2026: artikel 3 zegt nu dat uw account na uw laatste verblijf ook blijft als u zelf kiest voor bewaren; dat u verblijven bij verschillende parken alleen zelf aan uw account toevoegt of koppelt, en dat een nieuw wachtwoord of e-mailadres dan geldt voor al uw gekoppelde verblijven; dat u uw verblijf met Delen met een reisgenoot kunt delen met reisgenoten van 16 jaar of ouder, en wat zij dan niet zien; en dat u reisgenoten van wie u gegevens opgeeft of laat onthouden, vertelt dat u dat doet. De versie van 11 oktober 2026 wijzigde het volgende ten opzichte van die van 9 oktober 2026: artikel 1 noemt OurStayOne nu de app van uw verblijf (op een vakantiepark of camping, in een hotel of in een jachthaven) en zegt dat vakantiegasten de gegevens voor het nachtregister bij hun aanmelding of bij online inchecken invullen. Artikel 3 zegt nu dat elk park de rol voor uw verblijf daar bepaalt; dat een verblijf als gast de dag na vertrek uit de app verdwijnt en uw account alleen blijft als u nog een ander verblijf heeft; dat u geen account nodig heeft als uw park kiest voor binnenkomen met de boeking; en dat de link uit uw boekingsmail persoonlijk is en alleen naar reisgenoten van 16 jaar of ouder mag. Artikel 16 zegt dat deze voorwaarden ook in het Engels en het Duits staan en dat bij verschil de Nederlandse tekst voorgaat. De Engelse en de Duitse vertaling hebben onder artikel 6 het modelformulier voor herroeping in hun eigen taal. De versie van 9 oktober 2026 wijzigde het volgende ten opzichte van die van 4 oktober 2026: de handelsnaam van het platform is OurStayOne in plaats van OurStay (de naam van 4 tot 9 oktober 2026); de onderneming erachter (Prudon Beheer), de artikelen en de inhoud zijn ongewijzigd. De versie van 4 oktober 2026 wijzigde het volgende ten opzichte van die van 3 oktober 2026: de handelsnaam van het platform is OurStay in plaats van Park Community; de onderneming erachter (Prudon Beheer), de artikelen en de inhoud zijn ongewijzigd. De versie van 3 oktober 2026 wijzigde het volgende ten opzichte van die van 20 september 2026: artikel 2 zegt nu dat u een factuur van uw park ook in de app kunt betalen als uw park online betalen heeft aangezet; artikel 4 zegt niet meer dat een langetermijnhuurder een eigen abonnement heeft (huurders gebruiken de app gratis); artikel 12 zegt nu dat foto's en documenten wél in de nachtelijke reservekopie zitten, zoals sinds 20 september 2026 het geval is. De versie van 20 september 2026 wijzigde het volgende ten opzichte van die van 3 september 2026: artikel 8 (Gedragsregels) beschrijft nu dat u in de chat zelf een bericht van een ander kunt melden bij het beheer van uw park, en dat u een medebewoner kunt blokkeren als u zijn of haar berichten niet meer wilt zien. Verder ongewijzigd.
Deze voorwaarden gelden voor iedereen die de OurStayOne app, webapp of website gebruikt als bewoner, mede-eigenaar, huurder of vakantiegast. Werkt u als medewerker van een park met het platform, dan gelden daarnaast de afspraken met uw werkgever.
OurStayOne is de app van uw verblijf: op een vakantiepark of camping, in een hotel of in een jachthaven. U kunt er onder meer chatten met uw park en met andere bewoners, storingen melden met foto's, parkinformatie en het weer bekijken, uw kenteken doorgeven voor de slagboom, bezoek aanmelden, meterstanden doorgeven met een foto als bewijs, facturen van uw park ontvangen, meestemmen bij de ledenvergadering als uw park die module gebruikt en spullen aanbieden in de verkoophoek. Vakantiegasten vullen bij hun aanmelding of bij online inchecken de gegevens in die het park wettelijk voor het nachtregister moet vastleggen.
OurStayOne wordt gemaakt door:
Prudon Beheer, handelend onder de naam OurStayOne
| Rol | Prijs |
|---|---|
| Eigenaar | Gratis |
| Eerste mede-eigenaar op een kavel | Gratis |
| Vakantiegast | Gratis |
| Langetermijnhuurder | Gratis |
| Tweede mede-eigenaar op een kavel | Gratis |
Dit zijn totaalprijzen: er komen geen verplichte kosten bovenop. Een betaald abonnement loopt per maand en is maandelijks opzegbaar in de app. Bij het afsluiten ziet u de prijs en deze voorwaarden; na het afsluiten bevestigen we alles per e-mail, inclusief de uitleg over uw bedenktijd.
Per kavel horen één eigenaar en ten hoogste twee mede-eigenaren: beide mede-eigenaren gebruiken de app gratis. Een derde mede-eigenaar is niet mogelijk, en een tweede eigenaar op hetzelfde kavel is dat evenmin. Een langetermijnhuurder telt hier niet in mee; huurders gebruiken de app gratis.
Emma, die vragen van gasten beantwoordt, is geen mens maar een geautomatiseerde, regelgebaseerde assistent. Emma antwoordt met informatie van uw park en draait op onze eigen server. Komt Emma er niet uit, dan schakelt zij door naar de receptie. Antwoorden van Emma kunnen onvolledig of verouderd zijn; belangrijke zaken kunt u het best navragen bij de receptie.
De app kan parkinformatie en berichten automatisch vertalen tussen Nederlands, Duits en Engels. Machinevertalingen kunnen fouten bevatten; bij twijfel geldt de originele tekst. Hoe we daarbij met uw gegevens omgaan, leest u in onze privacyverklaring.
We kunnen deze voorwaarden wijzigen, bijvoorbeeld bij nieuwe functies of nieuwe regelgeving. Belangrijke of nadelige wijzigingen kondigen we minimaal 1 maand vooraf aan in de app of per e-mail. Bent u het er niet mee eens, dan kunt u uw abonnement opzeggen voordat de wijziging ingaat.
Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Woont u in een ander EU-land, dan houdt u daarnaast de bescherming van de dwingende consumentenregels van dat land.
Deze voorwaarden staan ook in het Engels en het Duits. Bij verschil gaat de Nederlandse tekst voor.
Dit document is met zorg opgesteld, maar zonder juridisch advies. Raadpleeg bij twijfel een jurist.
Versie 30 oktober 2026
Wat is er gewijzigd? Ten opzichte van de versie van 24 oktober 2026: in de tabel noemt de regel over een betaald abonnement niet meer de extra mede-eigenaar van €1,99 per maand; ook een tweede mede-eigenaar gebruikt de app nu gratis. Verder ongewijzigd. De versie van 24 oktober 2026 wijzigde het volgende ten opzichte van die van 12 oktober 2026: in hoofdstuk 4 loopt Channex, de channel manager voor Booking.com, Airbnb en Expedia, nu op het account van OurStayOne en is Channex onze subverwerker; uw park heeft er geen eigen account meer voor nodig. Daar staat nu ook dat uw woonplaats en adres uit zo'n boeking meekomen, voor het nachtregister en de factuur van het park, en dat de naam, het adres en het contactadres van het park naar Channex gaan. De versie van 12 oktober 2026 wijzigde het volgende ten opzichte van die van 11 oktober 2026: deze versie beschrijft vier onderdelen die er nu bij zijn: een verblijf bij een ander park aan uw account toevoegen, uw verblijf delen met een reisgenoot, uw account bewaren na uw laatste verblijf en uw reisgenoten laten onthouden. Hoofdstuk 1 zegt nu dat u accounts ook koppelt door ingelogd zelf een verblijf bij een ander park toe te voegen; dat de app dan uw naam, telefoonnummer en woonplaats alvast op uw eigen scherm invult en het nieuwe park alleen krijgt wat u daarna zelf verstuurt, plus uw e-mailadres; en dat ook uw bewaarde account en uw onthouden reisgenoten bij uzelf horen, alleen als u daar zelf voor kiest. In deel A zegt de rij Verblijf van gasten dat uw account na uw laatste verblijf ook blijft als u kiest voor bewaren; de rij Binnenkomen met uw boeking wijst op Delen met een reisgenoot; en de nieuwe rij Delen met een reisgenoot beschrijft wat wij bewaren als u uw verblijf deelt, wat uw reisgenoot wel en niet ziet en hoe lang dat blijft. In deel B zegt de rij Account en inloggen dat één wachtwoord en één e-mailadres gelden voor al uw gekoppelde verblijven en dat uw account blijft zolang u kiest voor bewaren. De nieuwe rij Account bewaren na uw laatste verblijf beschrijft wat wij bewaren als u dat aanzet, dat uitzetten meteen wist en dat wij het na 24 maanden zonder verblijf en zonder inlog wissen, met een e-mail een maand vooraf. De nieuwe rij Reisgenoten onthouden beschrijft welke gegevens van uw reisgenoten wij op uw verzoek bewaren, op welke grondslag (gerechtvaardigd belang), dat alleen u de lijst ziet, dat wij een reisgenoot die u 24 maanden niet meestuurt vanzelf wissen en dat een reisgenoot ons zelf kan vragen zijn gegevens te wissen. Hoofdstuk 5 zegt waar u uw bewaarde account en uw onthouden reisgenoten zelf inziet en wist, en hoofdstuk 8 dat reisgenoten die u opgeeft, ook kinderen, daardoor geen eigen account krijgen. De versie van 11 oktober 2026 wijzigde het volgende ten opzichte van die van 10 oktober 2026: hoofdstuk 1 zegt nu ook dat wij tussen parken nooit vanzelf koppelen, ook niet bij hetzelfde e-mailadres; dat een boeking binnen één park alleen vanzelf aan uw account komt als het park u als bewoner heeft goedgekeurd; dat u zonder account binnenkomt met de persoonlijke link uit uw boekingsmail als uw park daarvoor kiest; en dat een park ook in zijn logboek niet ziet bij welk ander park u een account heeft. In deel A zegt de rij Uitnodigingslijst dat wij bij een boeking geen uitnodiging sturen maar de persoonlijke link naar uw verblijf; de rij Verblijf van gasten zegt dat uw verblijf de dag na het afscheidsbericht uit de app verdwijnt en dat uw account alleen blijft als u nog een ander verblijf heeft; de nieuwe rij Binnenkomen met uw boeking beschrijft de persoonlijke link bij elke boeking, wat wij daarvan bewaren en hoe lang, het verblijf zonder account, de melding bij een nieuw toestel, de pincode voor de deur en wat u bij online inchecken invult; de rij Emma volgt het verblijf. In deel B zegt de rij Account en inloggen nu dat een nieuw wachtwoord via de herstelcode geldt voor de accounts met uw e-mailadres die u in de app aanvinkt, dat een verblijf zonder account daar niet onder valt, en dat een park dat uw e-mailadres wijzigt, de koppeling met uw andere accounts verbreekt. Hoofdstuk 4 zegt dat een WhatsApp-bericht van uw park de persoonlijke link naar uw verblijf bevat, die één keer werkt. Hoofdstuk 5 noemt Verblijf van deze telefoon halen en Andere toestellen afmelden, hoofdstuk 6 de persoonlijke links, en hoofdstuk 9 de Engelse en Duitse vertaling van deze verklaring; bij verschil gaat de Nederlandse tekst voor. De rij Uw boeking bij het park noemt nu ook de factuur van uw verblijf: uw naam en, als u die opgeeft, uw bedrijfsnaam, adres en btw-nummer blijven daarop zeven jaar staan; uw e-mailadres staat niet op de factuur. Dezelfde rij noemt nu ook de groepsboeking: de hoofdboeker en per accommodatie de naam en het e-mailadres van wie er slaapt, met dezelfde termijnen. De rij over het online betalen van een factuur of boeking van uw park zegt nu dat Pay.nl ons bij een machtiging eenmalig uw IBAN en de naam van de rekeninghouder geeft, die wij direct teruggeven en niet bewaren. In deel A staan nu ook de kassa aan de balie, het inlezen van bankafschriften door het park en de verhuur van uw accommodatie als u eigenaar bent; de rij Uw boeking zegt dat de receptie ziet of u eerder in het park verbleef en wat een slot- of thermostaatsysteem van het park ontvangt. De rij Uw boeking en hoofdstuk 4 noemen bij WhatsApp nu ook de vraag om een beoordeling na vertrek, met de link naar het beoordelingsformulier. De rij Pushmeldingen en hoofdstuk 4 zeggen nu dat ook de titel en korte tekst van een melding via Apple of Google gaan, bij een chatbericht de naam van de afzender en het begin van het bericht. Hoofdstuk 4 noemt bij Channex nu het Verenigd Koninkrijk en het adequaatheidsbesluit dat daarvoor geldt. De versie van 10 oktober 2026 wijzigde het volgende ten opzichte van die van 9 oktober 2026: hoofdstuk 1 legt nu uit wat bij u hoort en wat bij elk park: dat u accounts bij verschillende parken alleen zelf aan elkaar koppelt, met het wachtwoord van het andere account, dat een park in zijn ledenlijst en in een export niet ziet bij welk ander park u een account heeft, en dat het aanmeldformulier wel zegt of een e-mailadres bij dat park al een account heeft. In deel B noemt de rij Account en inloggen nu welke accounts u aan elkaar heeft gekoppeld en het wisselen daartussen, en dat een nieuw wachtwoord via de herstelcode geldt voor elk account met uw e-mailadres. De rij Technisch beheer zegt nu precies wat ons serverlog bij elk bezoek opschrijft. Dit beschrijft wat al zo werkt; aan wat er met uw gegevens gebeurt, is niets veranderd. De versie van 9 oktober 2026 wijzigde het volgende ten opzichte van die van 8 oktober 2026: de handelsnaam van het platform is OurStayOne in plaats van OurStay (de naam van 4 tot 9 oktober 2026). Daarnaast: de lijst ontvangers noemt nu Channex.io, alleen voor een park dat zijn accommodaties via een verkoopkanaal zoals Booking.com aanbiedt en daarvoor zijn eigen Channex-account heeft gekoppeld; er gaan dan beschikbaarheid en prijzen heen en er komt uw boeking vandaan. Verder zegt de rij over uw boeking bij het park nu dat uw park u de dag na vertrek om een beoordeling kan vragen, als het park dat heeft aangezet. Die beoordeling is vrijwillig; geeft u haar, dan komt zij met uw voornaam en de eerste letter van uw achternaam, of anoniem als u dat kiest, op de boekingspagina van het park zodra het park haar publiceert. U kunt haar intrekken via de link in de uitnodiging zolang zij niet is gepubliceerd, en daarna via het park. De versie van 8 oktober 2026 wijzigde het volgende ten opzichte van die van 4 oktober 2026: de rij over uw boeking bij het park zegt nu ook dat de eigenaar van een accommodatie die het park voor hem verhuurt, in de app alleen de periode, het aantal nachten en het bedrag van uw boeking ziet en nooit uw naam of contactgegevens. De rij over meterstanden zegt nu dat een park met slimme meters de standen automatisch kan laten binnenkomen, zonder foto en met de uitleesdatum, en bij een verhuurde accommodatie de begin- en eindstand van een verblijf bewaart om het verbruik in rekening te brengen. De rij over het online betalen van een factuur of boeking van uw park noemt nu ook Pay.nl als betaaldienstverlener waar uw park zijn rekening kan hebben, naast Mollie en Stripe. Daarnaast noemen de rij over uw boeking bij het park en hoofdstuk 4 nu Meta Platforms Ireland Limited (WhatsApp) als ontvanger van uw naam, telefoonnummer en verblijfsgegevens, alleen als uw park de berichten over uw verblijf ook via WhatsApp stuurt. De versie van 4 oktober 2026 wijzigde het volgende ten opzichte van die van 3 oktober 2026: de handelsnaam van het platform is OurStay in plaats van Park Community; de onderneming erachter (Prudon Beheer), de artikelen en de inhoud zijn ongewijzigd. De versie van 3 oktober 2026 wijzigde het volgende ten opzichte van die van 2 oktober 2026: de rij over de facturen van uw park (hoofdstuk 2) zegt nu dat u ook in de app kunt betalen als uw park online betalen heeft aangezet, en hoofdstuk 3 (Deel B) heeft een rij voor wie op onze website de brochure downloadt (e-mailadres en parknaam, twaalf maanden). De versie van 2 oktober 2026 wijzigde het volgende ten opzichte van die van 25 september 2026: de rij over uw boeking bij het park noemt nu ook het tijdstip waarop u de deur van uw accommodatie via de app opent, voor parken die dat aanbieden; dat tijdstip verdwijnt twaalf maanden na vertrek, tegelijk met uw contactgegevens. De versie van 25 september 2026 wijzigde het volgende ten opzichte van die van 24 september 2026: de tabel in hoofdstuk 2 noemt nu uw boeking bij het park zelf: wat het park vastlegt als u boekt via de receptie, via de boekingspagina op de website van het park of via een boekingssite, en hoe lang dat blijft. De versie van 24 september 2026 wijzigde het volgende ten opzichte van die van 21 september 2026: de tabel in hoofdstuk 2 noemt nu het online betalen van een factuur van uw park (iDEAL of automatische incasso) en het betalen van een boeking via een betaallink. Die betaling doet u aan uw park, op de eigen betaalrekening van het park (bij Mollie of Stripe); OurStayOne ontvangt geen geld en ziet geen bankrekeningnummer, alleen dat de betaling is gelukt. De versie van 21 september 2026 wijzigde het volgende ten opzichte van die van 20 september 2026: verwijdert u uw account, of wordt het verwijderd, dan verdwijnen uw eigen chatberichten en foto's nu meteen mee, en uw privégesprekken in hun geheel (hoofdstuk 2, Deel A, bij Chat en verkoophoek). Eerder bleven berichten in de groepsgesprekken staan tot de bewaartermijn van uw park afliep. Verder is er aan die versie niets veranderd. De versie van 20 september 2026 wijzigde het volgende ten opzichte van die van 14 september 2026: hoofdstuk 2 (Deel A) beschrijft bij Chat en verkoophoek wat er gebeurt als u een bericht meldt of iemand blokkeert, en hoe lang een melding blijft staan, en zegt duidelijker dat u een geplaatst bericht niet zelf kunt verwijderen. De versie van 14 september 2026 wijzigde het volgende ten opzichte van die van 3 september 2026. Hoofdstuk 4 (Doorgifte buiten de EU): onze uitgaande e-mail loopt via Google Workspace en niet meer via de mailserver van TransIP. De mailboxen staan in de Europese Unie bij Google Ireland Limited; Google LLC in de Verenigde Staten kan er voor beheer en ondersteuning bij. Daarmee vervalt de eerdere zin dat er geen e-mail via een partij buiten de EU gaat. Hoofdstuk 2 (Deel A) noemt nu ook de ondertekende parkdocumenten: welke gegevens er bij een handtekening worden bewaard en hoe lang, en de handtekening die u zelf bewaart voor een volgend document. Hoofdstuk 3 (Deel B) noemt nu ook een idee, compliment of probleem dat u vanuit de app of het beheerdersportaal aan OurStayOne stuurt, dat na 12 maanden automatisch verdwijnt. En er staat nu uitgelegd dat wij de plaats waar een foto is gemaakt niet opslaan. Verder was er niets gewijzigd.
OurStayOne is de app van Prudon Beheer voor uw verblijf: op een vakantiepark of camping, in een hotel of in een jachthaven. In deze verklaring leest u welke persoonsgegevens we verwerken, waarvoor, op welke grondslag en hoe lang. We houden het zo concreet mogelijk. Alvast het belangrijkste: we doen niet aan tracking of advertenties en we verkopen nooit gegevens.
Contact:
OurStayOne heeft twee petten op. Dat bepaalt bij wie u moet zijn met vragen over uw gegevens.
Wat bij u hoort en wat bij elk park. Elk verblijf hoort bij het park, het hotel, de camping of de jachthaven waar u verblijft: uw boeking, wat u voor het nachtregister invult, uw berichten met de receptie en uw meldingen. Dat beheert dat park (deel A), en elk park ziet alleen zijn eigen verblijven. Bij uzelf hoort uw inlog: uw e-mailadres, uw wachtwoord en welke van uw accounts bij verschillende parken u zelf aan elkaar heeft gekoppeld, en alleen als u daar zelf voor kiest ook uw bewaarde account en uw onthouden reisgenoten. Dat bewaren wij voor u (deel B). Accounts worden alleen gekoppeld als u dat zelf doet: met het wachtwoord van het andere account, of door ingelogd zelf een verblijf bij een ander park toe te voegen. Tussen parken koppelen wij nooit vanzelf, ook niet bij hetzelfde e-mailadres. Voegt u een verblijf bij een ander park toe, dan vult de app uw naam, telefoonnummer en woonplaats uit uw eigen account alvast in op uw eigen scherm; het nieuwe park krijgt alleen wat u daarna zelf verstuurt, plus uw e-mailadres omdat u daarmee inlogt. Binnen één park hangt een boeking op uw e-mailadres alleen vanzelf aan uw account als het park u als bewoner heeft goedgekeurd; anders voegt u haar zelf toe met de persoonlijke link uit uw boekingsmail. Kiest uw park voor binnenkomen met de boeking, dan heeft u geen account nodig: met die link opent u alleen dat ene verblijf (zie de rij Binnenkomen met uw boeking in deel A). Een park ziet niet bij welk ander park u een account heeft: niet in zijn ledenlijst, niet in zijn logboek en niet in een export. Meldt iemand zich bij een park aan met een e-mailadres dat daar al een account heeft, dan zegt het aanmeldformulier dat.
Het park bepaalt de grondslag voor deze verwerkingen, meestal de uitvoering van de afspraken met u (als bewoner, gast of medewerker), een wettelijke plicht of een gerechtvaardigd belang. Wij verwerken deze gegevens uitsluitend in opdracht van het park.
| Wat | Welke gegevens | Waarvoor | Hoe lang |
|---|---|---|---|
| Parkadministratie | Naam, e-mailadres, telefoonnummer, kavelnummer | Contact en koppeling aan het juiste park en de juiste kavel | Zolang uw account bestaat |
| Uitnodigingslijst (voordat u een account heeft) | Uw e-mailadres en, als het park die erbij zet, uw naam en kavelnummer, plus het accounttype dat het park voor u in gedachten heeft en een eenmalige uitnodigingscode | Het park nodigt bewoners in één keer uit voor de app; met de code maakt u zelf uw account aan. Voor een boeking sturen wij geen uitnodiging maar de persoonlijke link naar het verblijf (zie de rij Binnenkomen met uw boeking) | Een uitnodiging die niemand gebruikt verdwijnt na 90 dagen automatisch; een gebruikte uitnodiging 30 dagen nadat u zich heeft aangemeld. Het park kan een uitnodiging ook eerder zelf verwijderen |
| Slagboom | Kenteken | Automatisch openen van de slagboom | Zolang het kenteken aan uw account is gekoppeld |
| Verblijf van gasten | Aankomst- en vertrekdatum | Verblijfsbeheer door het park | Uw verblijf verdwijnt de dag na het afscheidsbericht op uw vertrekdag uit de app. Heeft u geen ander verblijf in de app en heeft u niet gekozen voor bewaren, dan verdwijnt daarmee ook uw account (zie de rij Account bewaren in deel B). Wat wettelijk in het nachtregister hoort, blijft volgens de rij Nachtregister bewaard |
| Uw boeking bij het park (als het park de uitbreiding Verhuur & boekingen gebruikt; u boekt via de receptie, via de boekingspagina op de website van het park of via een boekingssite) | Naam, e-mailadres, telefoonnummer, woonplaats, kenteken, het aantal personen, de aankomst- en vertrekdatum, de prijs en de betalingen, een opmerking die u meegeeft en uw taalkeuze; de factuur van uw verblijf met uw naam en, als u die opgeeft voor een factuur op naam van uw bedrijf, uw bedrijfsnaam, adres en btw-nummer; bij een groepsboeking zijn dit de gegevens van de hoofdboeker, en per accommodatie ook de naam en het e-mailadres van wie er slaapt; opent u de deur van uw accommodatie via de app (als het park dat aanbiedt), dan ook hoe vaak en wanneer het laatst, en in het logboek van het park elk tijdstip. Stuurt uw park de berichten over uw verblijf (de bevestiging, het bericht vóór aankomst, een betaalherinnering, de vraag om een beoordeling na vertrek) ook via WhatsApp, dan gaan uw naam, telefoonnummer, accommodatie, aankomst- en vertrekdatum, de link naar de app, bij een herinnering het openstaande bedrag en bij de vraag om een beoordeling de link naar het beoordelingsformulier via het WhatsApp Business-account van uw park naar Meta Platforms Ireland Limited; de boekingspagina zegt dat vooraf bij het telefoonveld. Vraagt uw park u na vertrek om een beoordeling (alleen als het park dat heeft aangezet), dan is die vrijwillig: uw cijfer, uw eventuele deelcijfers en tekst, en de naam zoals u die kiest (uw voornaam met de eerste letter van uw achternaam, of anoniem) | Uitvoering van uw boeking door het park | Twaalf maanden na vertrek verdwijnen uw e-mailadres, telefoonnummer, kenteken en woonplaats, de notitie van het park en de tijdstippen van de deur, bij een groepsboeking ook het e-mailadres van wie per accommodatie slaapt; de naam, de periode, de bedragen en de factuur (met uw bedrijfsnaam, adres en btw-nummer als u die opgaf) blijven zeven jaar voor de administratie van het park, daarna verdwijnt de boeking. Verhuurt het park een accommodatie voor de eigenaar ervan, dan ziet die eigenaar in de app alleen dat er een boeking is, de periode, het aantal nachten en het bedrag; uw naam en uw contactgegevens krijgt hij niet. Een beoordeling die u geeft komt pas op de boekingspagina als het park haar publiceert, zonder uw contactgegevens; het park kan erop antwoorden maar uw tekst niet wijzigen. U trekt haar in via de link in de uitnodiging zolang zij niet is gepubliceerd, daarna via het park; het park kan haar altijd verbergen. Boekt u vaker bij hetzelfde park, dan ziet de receptie bij een nieuwe boeking hoe vaak en wanneer u er eerder verbleef, herkend aan uw e-mailadres of telefoonnummer en alleen binnen dat park. Heeft het park een eigen slot- of thermostaatsysteem gekoppeld, dan krijgt dat systeem het boekingsnummer en de accommodatie, om de deur te openen of de verwarming te regelen |
| Binnenkomen met uw boeking (als het park de uitbreiding Verhuur & boekingen gebruikt) | Bij elke boeking een persoonlijke link of QR-code naar uw verblijf in de app. Wij bewaren alleen een onleesbare vingerafdruk ervan, langs welke weg hij is verstuurd (e-mail, WhatsApp, de receptie of de zuil), tot wanneer hij werkt en wanneer hij voor het eerst is geopend. Bij de link bewaren wij geen IP-adres; zoals bij elk bezoek staat uw IP-adres wel 12 maanden in ons serverlog (zie Technisch beheer in deel B). Heeft uw park gekozen voor binnenkomen met de boeking, dan maken wij bij het openen voor dit ene verblijf een gastaccount zonder e-mailadres en zonder wachtwoord, met uw naam uit de boeking en uw akkoord met de voorwaarden, en onthouden wij van elk toestel waarop u het verblijf opent het soort toestel (bijvoorbeeld iPhone, Safari). De deur van uw accommodatie opent u dan via de app pas na de pincode voor de deur, die u bij het inchecken kiest of aan de balie krijgt; die pincode bewaren wij alleen onleesbaar. Heeft uw park gekozen voor een account, dan maakt u met de link een account aan of voegt u het verblijf toe aan uw account; staat er op uw account een ander e-mailadres dan op de boeking, dan vragen wij eerst per e-mail aan het adres van de boeking of u dat zelf bent. Vult u bij online inchecken gegevens voor het nachtregister in, dan staan die eerst bij de boeking | U ziet uw verblijf in de app met uw boeking. Wie de link heeft, kan uw verblijf openen; stuur hem dus alleen door aan reisgenoten van 16 jaar of ouder. Wilt u dat een reisgenoot alleen het verblijf ziet en niet uw berichten met de receptie, uw factuur of uw gegevens, gebruik dan Delen met een reisgenoot (zie de rij hieronder). Opent iemand uw verblijf zonder account op een nieuw toestel, dan krijgt u daarvan een melding in de app met het soort toestel, en hooguit eens per dag een e-mail op het adres van uw boeking. Met Andere toestellen afmelden zet u de andere toestellen buiten. Door de pincode kan wie alleen de link heeft, de deur niet openen | Een link uit een e-mail werkt tot en met uw vertrekdag, een link via WhatsApp één keer, een QR-code op een scherm één keer en tien minuten, en een link die de receptie voor u kopieert één keer en 24 uur. De receptie kan de link eerder ongeldig maken en u een nieuwe geven; met Andere toestellen afmelden maakt u de oude links zelf ongeldig. Het gastaccount zonder wachtwoord verdwijnt de dag na het afscheidsbericht op uw vertrekdag, met uw berichten met de receptie; eerder als u het verblijf van uw laatste toestel haalt of als de boeking wordt geannuleerd. De vingerafdruk en de gegevens over de link verdwijnen twee dagen na vertrek, de pincode bij het uitchecken. Dat u het verblijf zonder account heeft geopend, staat 12 maanden in het logboek van het park, en bij het openen van de deur via de app ook op welk soort toestel; in de geschiedenis van uw boeking staat alleen dat het verblijf in de app is geopend, zonder toestel. Wat u bij online inchecken voor het nachtregister invulde, staat bij de boeking tot het in het nachtregister staat, en uiterlijk twee dagen na vertrek; uw opmerking voor de receptie en uw aankomsttijd 12 maanden. Wat in het nachtregister is gezet, volgt de rij Nachtregister |
| Delen met een reisgenoot (als het park de uitbreiding Verhuur & boekingen gebruikt) | Deelt u uw verblijf met Delen met een reisgenoot, dan bewaren wij per reisgenoot een nummer (Reisgenoot 1 tot en met 6), wanneer u de link maakte en wanneer hij is geopend; geen naam en geen e-mailadres. Van de link zelf bewaren wij alleen een onleesbare vingerafdruk. Opent uw reisgenoot de link, dan maken wij voor hem een eigen gastaccount zonder e-mailadres en zonder wachtwoord, met de naam Reisgenoot en zijn nummer (die hij zelf kan wijzigen), zijn taal, uw accommodatie en de datums van uw verblijf, zijn akkoord met de voorwaarden en van elk toestel het soort toestel. Kiest u als gast met een wachtwoord een pincode voor de deur voor uw reisgenoten, dan bewaren wij die alleen onleesbaar | Uw reisgenoot ziet in de app uw accommodatie en de datums, de wifi en de uitleg van uw accommodatie, het nieuws, de voorzieningen en de activiteiten van het park, en na de pincode de sleutelcode en de deur. Uw berichten met de receptie, uw factuur, wat u bij online inchecken invulde, uw kenteken en uw gegevens ziet hij niet; wel uw voorletter en achternaam, op zijn welkomstblad. Elke link werkt één keer en alleen voor reisgenoten van 16 jaar of ouder; u deelt met hooguit zes reisgenoten tegelijk en haalt er een weg wanneer u wilt. Opent een reisgenoot de deur via de app, dan krijgt u daarvan een melding. De receptie ziet dat u uw verblijf deelt en met hoeveel reisgenoten, en kan ze weghalen | De link werkt één keer, tot en met uw vertrekdag. Het account van uw reisgenoot verdwijnt meteen als u of de receptie hem weghaalt, als de receptie uw link intrekt of vernieuwt of uw toegang tot het verblijf weghaalt, en als u in een verblijf zonder account Andere toestellen afmelden gebruikt; bij een geannuleerde boeking de nacht erna, en anders de dag na het afscheidsbericht op uw vertrekdag. Het nummer, de tijdstippen en de vingerafdruk verdwijnen twee dagen na vertrek, de pincode bij het uitchecken. In de geschiedenis van uw boeking staat dat u deelde, dat een reisgenoot het verblijf opende en dat een reisgenoot werd weggehaald, zonder toestel; in het logboek van het park staat 12 maanden dat een reisgenoot het verblijf opende, en bij het openen van de deur via de app ook op welk soort toestel |
| Nachtregister en toeristenbelasting (wettelijke plicht van het park, artikel 438 Sr) | Naam en woonplaats van de hoofdboeker, aantal personen, aankomst- en vertrekdatum en het soort identiteitsbewijs (nooit het nummer en nooit een kopie). Afhankelijk van de gemeente en de instellingen van het park ook: namen en geboortedata van medereizigers, nationaliteit, kenteken, verblijfplek, telefoonnummer, e-mailadres en eventuele eigen velden die het park heeft ingesteld | Het wettelijke nachtregister en de onderbouwing van de toeristenbelasting-aangifte (alleen totalen gaan naar de gemeente, geen namen) | Standaard 7 jaar na afloop van het vertrekjaar (instelling van het park); kentekens worden na de aparte, kortere termijn automatisch geanonimiseerd |
| Woonadres van langetermijnhuurders | Straat en huisnummer, postcode, woonplaats | Het huurdersdossier en de facturatie van het park | Zolang uw account bestaat |
| Meterstanden | Meterstand per kavel met een verplichte foto van de meter. Leest uw park de meters automatisch uit (slimme meters), dan komt de stand zonder foto binnen met de uitleesdatum, en bij een verhuurde accommodatie bewaart het park de begin- en eindstand van uw verblijf om het verbruik in rekening te brengen | De energie-afrekening van het park; de foto dient als bewijs van de stand | Volgens de administratie- en bewaartermijnen van het park (facturen vallen onder de fiscale bewaarplicht) |
| ALV en stemmen (als het park die module gebruikt) | Uw stem en eventuele volmacht | De ledenvergadering en de rechtsgeldige uitslag | Volgens het verenigings- of parkbeleid |
| Chat en verkoophoek | Berichten en foto's. Meldt u een bericht van een ander, dan ook: dat bericht, uw naam, de reden die u kiest en uw toelichting. Blokkeert u iemand, dan ook: wie u heeft geblokkeerd | Communicatie op het park; moderatie door beheer en receptie; gastchats kunnen door receptie en beheer worden meegelezen. Een bericht dat u meldt, laat u daarmee aan het beheer van uw park zien, ook als het uit een privégesprek komt; de rest van dat gesprek blijft voor het beheer gesloten. Wie u blokkeert staat alleen bij uw eigen account: het park en de ander zien dat niet | Uw park kiest de termijn: 3, 6, 9 of 24 maanden (standaard 24 maanden). Daarna verwijdert het systeem de berichten automatisch, bij iedereen tegelijk. Eerder weg kan ook: als een moderator van uw park een bericht verwijdert. U kunt een geplaatst bericht niet zelf verwijderen; vraag het beheer van uw park erom. Verwijdert u uw account, of wordt het verwijderd, dan verdwijnen uw eigen berichten en foto's meteen mee uit de groepen en de verkoophoek. Uw privégesprekken en uw eigen lijn met het beheer of de receptie verdwijnen in hun geheel, ook bij de ander. Verwijdert het park uw account via Leden, dan is dat 24 uur terug te zetten en komen uw berichten in die tijd mee terug. Wat een medewerker namens het park schreef, blijft van het park. Een melding over een bericht verdwijnt 90 dagen nadat het park hem heeft afgehandeld; verdwijnt de schrijver van een gemeld bericht, dan gaat de kopie van dat bericht uit de melding |
| Reserveringen van voorzieningen (als het park die module gebruikt) | Naam, kavel of verblijfplek, datum en tijdvak | Het reserveren van bijvoorbeeld een tennisbaan, wasmachine of gastenverblijf | 6 maanden na de gereserveerde datum; daarna verwijdert het systeem de reservering automatisch |
| Bezoekers en daggasten | Naam, bezoekdatum, kenteken, het tijdstip van de eerste slagboompassage en de naam van de bewoner of gast die het bezoek aanmeldt | Toegang tot het park voor bezoek van bewoners en gasten; de slagboom herkent het kenteken tijdelijk | Uw park kiest de termijn: 3, 6, 9 of 12 maanden (standaard 6 maanden); daarna wordt de bezoekregistratie automatisch verwijderd |
| Emma (geautomatiseerde assistent) | Uw vragen en Emma's antwoorden | Automatisch beantwoorden van gastvragen; doorschakelen naar de receptie | Zolang uw account bestaat; bij een verblijf als gast tot dat verblijf na vertrek uit de app verdwijnt |
| Storingsmeldingen | Uw melding, foto's, kavelnummer | Afhandelen van de storing | Zolang nodig voor de afhandeling; 12 maanden nadat de melding op opgelost is gezet verwijdert het systeem haar automatisch, inclusief de foto's |
| Werkbonnen (als het park de uitbreiding Werkbonnen & onderhoud gebruikt) | Titel, omschrijving en de plek op het park, de streefdatum, de naam van de medewerker aan wie de bon is toegewezen, een foto van de situatie vooraf en een foto als bewijs achteraf, en de terugkoppeling van de uitvoerder. Komt de bon uit een storingsmelding, dan blijft de verwijzing daarnaartoe eraan hangen | Onderhoudsklussen verdelen over het parkteam, uitvoeren en aantoonbaar afronden | Werkbonnen kennen geen automatische opschoning: zij blijven staan als bewijs van uitgevoerd onderhoud. Het parkteam kan een werkbon zelf verwijderen, inclusief de foto's; bij het einde van het parkabonnement verdwijnen zij met de rest van de parkgegevens |
| Keuringen (zelfde uitbreiding) | Per afgetekende keuring de datum, de uitslag, een eventuele meetwaarde, een opmerking, soms een foto, en de naam van de medewerker die aftekende | Aantoonbaar periodiek keuren van bijvoorbeeld speeltoestellen, brandblussers en installaties | Het logboek hoort bij het gekeurde object en is bedoeld als bewijs; er is geen automatische opschoning. Verwijdert het park het object, dan verdwijnt het bijbehorende logboek met de foto's mee |
| Inschrijvingen voor activiteiten | Uw naam, kavel of verblijfplek en het aantal personen waarmee u komt | De inschrijflijst en de wachtlijst van een activiteit op de parkagenda | De inschrijving verdwijnt samen met de activiteit; zegt het park de activiteit af, dan krijgt u daarvan een melding |
| Pakketberichten | Uw naam, kavel of verblijfplek, en eventueel een foto van het pakketlabel | U laten weten dat er een pakket bij de receptie ligt | Opgehaalde pakketten verdwijnen na 60 dagen automatisch, inclusief de foto |
| Let op mijn huisje (als u zich afwezig meldt) | Uw afwezigheidsperiode, uw notitie voor het parkteam en de rondjes die het parkteam vastlegt (datum, de naam van de medewerker die het rondje liep, opmerking, eventueel een foto) | Het parkteam houdt tijdens uw afwezigheid een oogje op uw plek en u ziet daarvan de tijdlijn. Alleen het parkteam ziet wie er afwezig is | U meldt zich zelf afwezig en kunt de melding elk moment intrekken; 30 dagen na uw thuiskomstdatum verdwijnt alles automatisch, inclusief de foto's |
| Bestellingen (als het park de uitbreiding Bestellen & horeca gebruikt) | Uw naam, kavel of verblijfplek, de bestelde artikelen, het afhaalmoment en uw opmerking | De bestelling klaarmaken en u het afhaalbericht sturen; betalen gebeurt bij het afhalen, buiten de app om | Bestellingen verdwijnen na 90 dagen automatisch |
| Meldingen in de app | De melding zelf met uw naam erin ("X heeft zich ziekgemeld", "Uw factuur staat klaar") | U op de hoogte houden van wat er voor u gebeurt in de app | Een gelezen melding verdwijnt na 180 dagen automatisch; een melding die niemand opent hoe dan ook na 12 maanden |
| Ondertekende parkdocumenten (als het park om een handtekening vraagt) | Uw naam, rol en kavel of verblijfplek, het tijdstip van ondertekenen, de titel van het document en een vingerafdruk van het bestand dat u ondertekende, en uw handtekening als afbeelding. Kiest u ervoor uw handtekening te bewaren voor een volgend document, dan bewaren wij die ene afbeelding apart bij uw account | Aantonen wie welk document in welke versie heeft ondertekend, bijvoorbeeld een huurcontract of het parkreglement | De handtekening hoort als bewijs bij het document: zij blijft staan zolang het document bestaat, ook als uw account intussen is verwijderd, en verdwijnt samen met het document als het park dat verwijdert; bij het einde van het parkabonnement verdwijnt zij met de rest van de parkgegevens. Uw bewaarde handtekening verwijdert u zelf wanneer u wilt, en zij verdwijnt automatisch met uw account |
| Facturen van het park | Factuurbedrag en omschrijving | Het park stuurt u facturen via de app; betalen doet u via het rekeningnummer of de betaallink van het park, of in de app als uw park online betalen heeft aangezet (zie Deel B) | Bewaartermijn van het park; voor facturen geldt meestal de fiscale bewaarplicht van 7 jaar |
| Kassa aan de balie (als het park de uitbreiding Bestellen & horeca gebruikt) | De artikelen, de bedragen, de betaalwijze en het tijdstip van uw aankoop en de naam van de medewerker die afrekende; wilt u de bon per e-mail, dan ook uw e-mailadres en de naam die u opgeeft. Rekent u af op uw boeking, dan komt de bon bij uw boeking en op de factuur van uw verblijf | Afrekenen aan de balie, uw bon en de kas van het park | Bewaartermijn van het park; voor kassabonnen geldt de fiscale bewaarplicht van 7 jaar |
| Bankafschriften (als het park de uitbreiding Facturen & administratie gebruikt) | Uw naam, uw IBAN en de omschrijving van uw overboeking, zoals ze op het bankafschrift van het park staan | Het park leest zijn afschrift in om uw overboeking aan uw factuur of boeking te koppelen | Uw IBAN en de omschrijving gebruiken wij alleen tijdens het inlezen en bewaren wij niet. Van een gekoppelde betaling blijven de datum, het bedrag en uw naam bij uw factuur of boeking, met de bewaartermijn van het park (voor betalingen meestal de fiscale bewaarplicht van 7 jaar) |
| Verhuur van uw accommodatie door het park (als u eigenaar bent en het park uw accommodatie voor u verhuurt) | De afspraak over de commissie en de kosten, de periodes van eigen gebruik die u aanvraagt, de boekingen van uw accommodatie (zonder naam of contactgegevens van de gast) en de afrekeningen | De verhuur voor u, uw overzicht in de app en de afrekening van de opbrengst | Bewaartermijn van het park; voor afrekeningen geldt meestal de fiscale bewaarplicht van 7 jaar |
| Medewerkers | Rooster, verlof, ziekmeldingen (alleen de begindatum en de datum van herstel), de tijden waarop u in- en uitklokt met de pauzeminuten, declaraties (omschrijving, bedrag en bij een kilometervergoeding het aantal kilometers), loonstroken en jaaropgaven, loongegevens en de keuze loonheffingskorting, geboortedatum, adres, IBAN, functie, contracturen, noodcontactpersoon | Personeelsplanning, urenregistratie, het afhandelen van declaraties en de salarisadministratie van uw werkgever | Loonstroken en jaaropgaven worden standaard na 7 jaar (fiscale bewaarplicht) automatisch verwijderd; het personeelsdossier standaard 5 jaar na uitdiensttreding. Kloktijden en declaraties blijven in het systeem staan zolang uw werkgever het park bij ons heeft: zij horen bij zijn loonadministratie en hij bepaalt wanneer ze weg mogen |
Foto's en de plaats waar ze gemaakt zijn. Een foto van een telefoon bevat vaak ook de plaats waar hij gemaakt is (GPS-gegevens in de Exif-informatie van het bestand). Die plaats slaan wij niet op. De app haalt haar uit de foto voordat die wordt verstuurd, en de server wist haar bij het opslaan nog een keer, ook bij een foto die niet via de app binnenkomt, zoals een logo, plattegrond, bonfoto of scan uit het beheerportaal. Aan wat er op de foto te zien is verandert niets; wel verkleint de app een grote foto voordat hij wordt verstuurd. Ziet u in de fotokiezer van uw telefoon de melding dat de locatie wordt meegestuurd, dan is dat de standaardtekst van uw telefoon; de locatie komt niet bij het park of bij ons terecht.
Eigen velden van het park: uw park kan aan het nachtregister eigen velden toevoegen (bijvoorbeeld een bootnummer). Welke dat zijn en waarvoor, bepaalt en verantwoordt het park zelf; vraag het na bij uw park. Bewaartermijnen: het park stelt de bewaartermijnen in het platform in, met de wettelijke termijnen als uitgangspunt; verlopen gegevens worden automatisch verwijderd of geanonimiseerd.
Belangrijk over ziekmeldingen: het platform registreert van een ziekmelding alleen de begindatum en de datum waarop u zich weer beter meldt. Er is bewust geen veld voor de aard van uw ziekte. Die informatie hoort alleen thuis bij de arbodienst of bedrijfsarts, niet bij uw werkgever en niet in de app.
Rechten bij parkgegevens: wilt u inzage, correctie of verwijdering van gegevens die uw park beheert, neem dan contact op met uw park (beheer of receptie). Wij helpen het park daarbij met de techniek, zoals exports en verwijderfuncties. Komt u er met het park niet uit, mail ons dan gerust; wij denken mee.
| Wat | Welke gegevens | Waarvoor | Grondslag | Hoe lang |
|---|---|---|---|---|
| Betaald abonnement (als u ooit een betaald OurStayOne abonnement afsluit; op dit moment zijn er geen) | Naam, e-mailadres, IBAN, incassomachtiging, betaalgeschiedenis | Afsluiten van uw abonnement, incasseren via Mollie (SEPA), afhandelen van herroeping en opzegging | Uitvoering van de overeenkomst met u | Abonnementsgegevens zolang uw abonnement loopt; factuur- en betaalgegevens 7 jaar na afloop van het boekjaar van de betaling (fiscale bewaarplicht) |
| Een factuur of boeking van uw park online betalen (alleen als uw park zijn eigen betaalrekening bij Mollie, Stripe of Pay.nl heeft gekoppeld) | Bedrag, factuur- of boekingskenmerk, de status van de betaling en de betaalwijze zoals de betaaldienstverlener die terugmeldt; bij een machtiging voor automatische incasso ook uw naam, e-mailadres en het kenmerk van de machtiging, en per factuur de aangekondigde afschrijfdatum; heeft uw park Pay.nl, dan geeft Pay.nl ons na uw iDEAL-betaling eenmalig uw IBAN en de naam van de rekeninghouder, die wij direct aan Pay.nl teruggeven om de machtiging te maken en niet bewaren | De betaling bij de betaaldienstverlener aanmaken in opdracht van uw park en de factuur of boeking op betaald zetten; bij een machtiging de volgende facturen aankondigen en laten afschrijven tot u de machtiging intrekt | Uitvoering van de overeenkomst tussen u en uw park (het park is verantwoordelijke; Mollie, Stripe of Pay.nl is de betaaldienstverlener van het park) | Zolang de factuur of boeking bewaard blijft (7 jaar, fiscale bewaarplicht van het park); de machtiging tot u die intrekt |
| Klant- en parkadministratie (voor de contactpersoon van een park) | Voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, contactpersoon, factuur-e-mailadres, uw eigen referentie, KvK-nummer, btw-nummer, adres, postcode, plaats en land, plus de incassomachtiging via Mollie | Het parkabonnement afsluiten en beheren, factureren en incasseren, en contact houden over de dienst | Uitvoering van de overeenkomst met het park, en voor de administratie zelf een wettelijke plicht (fiscale bewaarplicht) | Zolang het park klant is; factuur- en betaalgegevens 7 jaar na afloop van het boekjaar van de betaling (fiscale bewaarplicht), ook als het park nog klant is. Een aanmelding die nooit is afgerond, verdwijnt na 3 maanden |
| Account en inloggen | E-mailadres, gehasht wachtwoord, rol, taalkeuze, en welke van uw accounts bij verschillende parken u zelf aan elkaar heeft gekoppeld | Inloggen, beveiliging, wisselen tussen uw gekoppelde accounts zonder opnieuw in te loggen, en de app in uw taal tonen. Met één wachtwoord en één e-mailadres komt u in al uw gekoppelde verblijven; wijzigt u in de app uw wachtwoord of uw e-mailadres, dan geldt dat voor allemaal. Vraagt u met een herstelcode een nieuw wachtwoord aan, dan geldt het voor de accounts met uw e-mailadres die u in de app aanvinkt (standaard allemaal; in het beheerdersportaal voor elk account met uw e-mailadres), omdat uw mailbox het bewijs is. Een verblijf waar u zonder account binnenkwam, valt daar niet onder. Wijzigt een park uw e-mailadres, dan verbreken wij de koppeling met uw andere accounts en wordt u met dat account overal uitgelogd; u kunt ze daarna zelf opnieuw koppelen | Uitvoering van de overeenkomst | Zolang uw account bij een park bestaat, of zolang u kiest voor bewaren (zie de rij hieronder) |
| Account bewaren na uw laatste verblijf (alleen als u dat aanzet) | Naam, e-mailadres, telefoonnummer, woonplaats, gehasht wachtwoord en taalkeuze; wanneer u het aanzette, wanneer u voor het laatst inlogde en wanneer uw laatste verblijf voorbij was; en als u dat ook aanzet, uw onthouden reisgenoten (zie de rij hieronder) | Dat u bij een volgend verblijf niet opnieuw een account hoeft aan te maken; uw gegevens staan dan alvast op uw eigen scherm. Bewaren kan voor gasten en bewoners met een wachtwoord | Uitvoering van de overeenkomst, op uw verzoek | Tot u het uitzet of uw account verwijdert; zet u het uit, dan wissen wij het meteen, met uw onthouden reisgenoten. Na 24 maanden zonder verblijf en zonder inlog wissen wij het, met een e-mail een maand vooraf; gebruikt u de app terwijl u nog ingelogd bent, dan telt dat ook als inlog. Geen enkel park ziet deze gegevens |
| Reisgenoten onthouden (alleen als u dat aanzet) | Per reisgenoot de naam, en de geboortedatum alleen als een park daarom vroeg toen u hem meestuurde; nooit een woonplaats, een nummer of een soort identiteitsbewijs. Daarnaast per reisgenoot de laatste dag waarop u hem bij een verblijf meestuurde, en wanneer u onthouden aanzette met de versie van de uitleg die u toen zag. Zet u het uit, dan bewaren wij alleen de datum waarop u dat deed, zolang uw bewaarde account bestaat | Bij een volgend verblijf staan uw reisgenoten alvast klaar bij de vraag Wie gaat er mee, met de vinkjes uit: u vinkt per verblijf aan wie meegaat, en alleen die gaan naar het park, met de geboortedatum alleen als dat park erom vraagt. Alleen u ziet deze lijst; geen park kan hem inzien. U onthoudt hooguit 19 reisgenoten. Onthouden hoort bij uw bewaarde account: zet u het aan, dan bewaren wij ook uw account (zie de rij hierboven) | Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 onder f AVG), op uw verzoek: dat u de namen niet bij elk verblijf opnieuw hoeft in te vullen. Vertel uw reisgenoten dat u dit bewaart. Een reisgenoot kan ons zelf vragen zijn gegevens te wissen via info@ourstayone.com, met de naam van wie hem heeft opgegeven, zodat wij de juiste lijst vinden | Tot u het uitzet, bewaren uitzet of uw account verwijdert; dan wissen wij de lijst meteen. Een reisgenoot die u 24 maanden niet meestuurt, wissen wij vanzelf. Wie u bij een verblijf meestuurt, bewaart dat park in zijn nachtregister zo lang als de wet het park voorschrijft (deel A, rij Nachtregister) |
| Technisch beheer | Logbestanden met IP-adres, tijdstip en technische informatie. Ons serverlog schrijft bij elk bezoek uw IP-adres en het adres van de opgevraagde pagina op; van wat achter het vraagteken in dat adres staat, alleen onschuldige delen zoals een datum of een status | Beveiliging, misbruik voorkomen, storingen oplossen | Gerechtvaardigd belang (een veilig en stabiel platform) | Loggegevens maximaal 12 maanden |
| Pushmeldingen | Apparaattoken, en de titel en korte tekst van elke melding (bij een chatbericht de naam van de afzender en het begin van het bericht, tot 80 tekens) | Meldingen bezorgen op uw telefoon via Apple of Google | Uitvoering van de overeenkomst | Zolang u de app met meldingen gebruikt |
| Website en e-mailcontact | Naam, e-mailadres en uw bericht als u ons mailt | Vragen beantwoorden en demo's geven | Gerechtvaardigd belang en contact voorafgaand aan een overeenkomst | Tot 1 jaar na ons laatste contact |
| Brochure downloaden op onze website | Uw e-mailadres en, als u die invult, de naam van uw park | U de brochure geven en u daarna zelf kunnen helpen bij vragen erover | Gerechtvaardigd belang en contact voorafgaand aan een overeenkomst | 12 maanden na uw laatste download; daarna wist het systeem de gegevens automatisch |
| Hulplijn in het beheerdersportaal | Uw naam en uw park, uw vraag en de schermafbeelding die u er zelf bij stuurt | Vragen van parkbeheerders en medewerkers beantwoorden; de assistent Emma stelt het antwoord op en schakelt door naar ons als zij het niet weet | Uitvoering van de overeenkomst met uw park en ons gerechtvaardigd belang bij goede ondersteuning | 12 maanden; daarna verwijdert het systeem het gesprek automatisch |
| Idee, compliment of probleem aan OurStayOne (vanuit de app of het beheerdersportaal) | Uw naam, rol en park, het soort bericht en uw tekst | Uw bericht lezen en de app daarmee verbeteren | Gerechtvaardigd belang (een app die aansluit bij wat gebruikers nodig hebben) | 12 maanden; daarna verwijdert het systeem het bericht automatisch |
Over de Hulplijn: het antwoord van Emma in het beheerdersportaal wordt opgesteld door Anthropic in de Verenigde Staten (zie hoofdstuk 4). Daar gaat alleen naartoe wat de beheerder zelf typt of meestuurt. Staan er op een meegestuurde schermafbeelding gegevens van bewoners of gasten, dan zijn dat parkgegevens uit deel A en treedt Anthropic op als subverwerker van uw park; dat staat ook zo in de verwerkersovereenkomst. De assistent in de bewonersapp en in de gastenchat werkt hier los van en draait volledig op onze eigen server.
Geen tracking: onze apps en website bevatten geen advertenties, geen trackingcookies en geen analyse door derden. We gebruiken alleen functionele opslag; zie de cookieverklaring.
Uw gegevens staan op servers in de Europese Unie bij onze hostingpartij TransIP B.V., Nederland. Onze uitgaande e-mail versturen we via Google Workspace, de zakelijke maildienst van Google. Onze contractspartij daarvoor is Google Ireland Limited in Ierland en de mailboxen staan in de Europese Unie, maar Google LLC in de Verenigde Staten kan bij die post komen voor beheer en ondersteuning. Dat gaat om post met uw gegevens erin, zoals een herstelcode, een uitnodiging, een aankondiging van uw park, een factuur of betalingsherinnering met uw naam en het bedrag, en een loonstrook als u bij een park in dienst bent. Voor de volgende functies werken we met bedrijven in de Verenigde Staten of het Verenigd Koninkrijk, of met een Europese dochter daarvan:
Apple, Google en Meta zijn gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework. De Europese Commissie heeft met een adequaatheidsbesluit vastgesteld dat doorgifte aan zulke gecertificeerde bedrijven een passend beschermingsniveau heeft. Voor de doorgifte aan Anthropic gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (artikel 46 lid 2 AVG) uit de verwerkersvoorwaarden van Anthropic. Voor Channex in het Verenigd Koninkrijk geldt het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het Verenigd Koninkrijk. Wij delen nooit meer dan nodig is om de functie te laten werken. Zou het Data Privacy Framework ooit vervallen, dan schakelen we ook daar over op standaardcontractbepalingen of stoppen we de doorgifte.
Open-Meteo (weerdienst) staat bewust niet in dit rijtje: die ontvangt alleen de locatie van het park om het weerbericht op te halen, en dus geen persoonsgegevens.
De automatische vertaling NL/DE/EN staat hier ook niet bij: die draait op onze eigen server in de Europese Unie. Uw berichten en de parkteksten gaan daarvoor dus niet naar een vertaaldienst van een ander bedrijf; is onze vertaalserver even niet bereikbaar, dan blijft de tekst gewoon in de oorspronkelijke taal staan. Zouden we die keuze ooit wijzigen, dan passen we deze verklaring vooraf aan.
Sommige parken gebruiken de module Leesbevestiging. De parkbeheerder, en alleen door het park aangewezen medewerkers, kunnen dan zien of en wanneer u een aankondiging, een document of een factuur van het park heeft geopend, met uw naam erbij. Dit gebruikt het park om te controleren of belangrijke informatie iedereen heeft bereikt. Het gaat nooit over uw chatberichten en er wordt niets anders over uw appgebruik vastgelegd. Deze registratie gebeurt alleen zolang het park de module heeft ingeschakeld. Hoe lang een leesbevestiging bewaard blijft kiest uw park zelf: 3, 6, 9 of 12 maanden (standaard 12 maanden); daarna verwijdert het systeem haar automatisch.
U heeft het recht op inzage, rectificatie (verbetering), verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar en overdraagbaarheid van uw gegevens.
Een verblijf zonder account haalt u zelf van uw telefoon met Verblijf van deze telefoon halen (in de app onder Meer); is het uw laatste toestel, dan verdwijnen daarmee ook uw berichten met de receptie. Met Andere toestellen afmelden maakt u oude links ongeldig.
Uw bewaarde account en uw onthouden reisgenoten ziet u zelf onder Mijn verblijven, of op het scherm Welkom terug als u geen verblijf heeft. Daar haalt u een reisgenoot van de lijst, zet u onthouden of bewaren uit, en verwijdert u uw hele account met alles wat wij voor u bewaren.
Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
We beveiligen het platform onder meer met TLS-versleuteling van al het verkeer, wachtwoorden die uitsluitend gehasht worden opgeslagen, toegangsrechten per rol (elk park ziet alleen de eigen gegevens en niet bij welk ander park u verblijft), dagelijkse back-ups binnen de EU, tijdige beveiligingsupdates en logging van beheerhandelingen. Persoonlijke links (om een wachtwoord te kiezen of een verblijf te openen) en herstelcodes bewaren wij alleen als onleesbare vingerafdruk; ze verlopen en zijn in te trekken.
Gaat er ondanks alles toch iets mis met persoonsgegevens, dan onderzoeken en dichten we het lek, beperken we de gevolgen en documenteren we het incident. Waar wij zelf verantwoordelijk zijn, melden we het datalek als dat moet binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren we u bij een hoog risico. Waar wij verwerker zijn, melden we het datalek binnen 48 uur aan uw park, dat vervolgens de meldingen verzorgt.
OurStayOne is bedoeld voor personen van 16 jaar en ouder. We maken geen accounts aan voor kinderen jonger dan 16. Ontdekken we toch zo'n account, dan verwijderen we het. Reisgenoten die u bij een verblijf opgeeft of laat onthouden, ook kinderen, krijgen daardoor geen eigen account. Delen met een reisgenoot is alleen voor reisgenoten van 16 jaar of ouder. Geeft u gegevens van een ander op, vertel diegene dan dat u dat doet.
Bij nieuwe functies of nieuwe regels passen we deze verklaring aan. De actuele versie staat altijd in de app en op de website. Belangrijke wijzigingen melden we actief in de app of per e-mail. Deze verklaring staat ook in het Engels en het Duits; bij verschil gaat de Nederlandse tekst voor.
Mail ons op info@ourstayone.com. We helpen u graag.
Dit document is met zorg opgesteld, maar zonder juridisch advies. Raadpleeg bij twijfel een jurist.
Versie 30 oktober 2026
Wat is er gewijzigd? Ten opzichte van de versie van 28 oktober 2026: in de tabel in artikel 5.2 kost het alles-in-één pakket nu €215 per maand (was €129); het nieuwe artikel 5.2c zegt dat u €129 houdt als u het pakket tussen 21 september en 30 oktober 2026 afsloot, zolang het doorloopt; en het nieuwe artikel 5.2d regelt de welkomstactie: de eerste 25 parken die het pakket vanaf 30 oktober 2026 afsluiten, betalen €185 per maand, en zolang dat pakket doorloopt altijd minstens 10% minder dan de prijs van het pakket in de tabel. Artikel 3.2 zegt nu dat eindgebruikers de app gratis gebruiken, ook een tweede mede-eigenaar (die betaalde tot nu toe €1,99 per maand). Verder ongewijzigd. De versie van 28 oktober 2026 wijzigde het volgende ten opzichte van die van 24 oktober 2026: artikel 5.1a geldt nu ook voor een vakantiehuis, heeft naast Verhuur & boekingen ook Nachtregister & toeristenbelasting in het tarief van €69, en noemt de prijzen van de overige uitbreidingen voor een bed & breakfast of vakantiehuis: Reserveringen €10, Facturen & administratie €15, Bestellen & horeca €15, Schoonmaak €15 en Automatiseringen €10 per maand; Werkbonnen & onderhoud en Leesbevestiging kosten er hetzelfde als op een park, en Toegang & slagboom, ALV & stemmen en het alles-in-één pakket zijn er voor een bed & breakfast of vakantiehuis niet. Een lagere prijs geldt voor iedereen meteen (5.2b). Verder ongewijzigd. De versie van 24 oktober 2026 wijzigde het volgende ten opzichte van die van 23 oktober 2026: artikel 10a.11 zegt nu dat Verkoopkanalen (Booking.com, Airbnb en Expedia via de channel manager Channex) op het account van ons lopen: u heeft geen eigen abonnement bij een channel manager nodig en betaalt er niets extra voor; Channex is dan onze subverwerker. De versie van 23 oktober 2026 wijzigde het volgende ten opzichte van die van 12 oktober 2026: de prijstabel in artikel 5 is aangepast, en het nieuwe artikel 5.1a geeft het tarief voor een bed & breakfast: €69 per maand met twee kamers of huisjes en Verhuur & boekingen inbegrepen, €20 per maand per kamer daarboven. Het parkabonnement heeft nog twee staffels: €69 per maand tot en met 100 kavels en €99 tot en met 500 kavels; boven de 500 kavels geldt tot een maatwerkprijs voorlopig €99 (artikel 5.5). Van de uitbreidingen veranderen Toegang & slagboom (€45), Nachtregister & toeristenbelasting (€25), Facturen & administratie (€49), ALV & stemmen (€20), Werkbonnen & onderhoud (€35), Verhuur & boekingen (€39), Schoonmaak (€35) en Leesbevestiging (€5); Reserveringen, Bestellen & horeca, Automatiseringen en Alles-in-één (€129) blijven gelijk. Nieuw artikel 5.2b: nam u een losse uitbreiding al vóór 23 oktober 2026 af, dan houdt u daarvoor de oude prijs zolang die uitbreiding doorloopt; een lagere prijs geldt voor iedereen meteen. Verder ongewijzigd. De versie van 12 oktober 2026 wijzigde het volgende ten opzichte van die van 10 oktober 2026: artikel 3.1 noemt bij de verhuur van accommodaties nu ook het delen van een verblijf door de gast met zijn reisgenoten. Artikel 12.2 zegt nu ook dat u uit onze eigen verwerkingen alleen ontvangt wat de gast bij een verblijf bij u zelf verstuurt, plus zijn e-mailadres omdat hij daarmee inlogt. Het bewaren van een account en het onthouden van reisgenoten, die artikel 12.2 sinds de versie van 10 oktober 2026 vooraf beschreef, werken nu; geen park ziet een bewaard account of een lijst onthouden reisgenoten. Verder ongewijzigd. De versie van 10 oktober 2026 wijzigde het volgende ten opzichte van die van 9 oktober 2026: artikel 12.2 noemt nu ook de inlog (het e-mailadres als inlognaam, het wachtwoord en welke accounts van dezelfde persoon bij verschillende parken aan elkaar gekoppeld zijn) en het technisch beheer met ons serverlog als onze eigen verwerkingen, en daarnaast het bewaren van een account na het laatste verblijf en het onthouden van reisgenoten, als de gast daarvoor kiest. Artikel 3.1 zegt nu dat het verblijf van een gast na vertrek automatisch uit de app verdwijnt, en noemt bij de verhuur van accommodaties de keuze om gasten met hun boeking in de app te laten komen in plaats van met een account. Het koppelen van accounts werkt al sinds 9 oktober 2026. Binnenkomen met de boeking werkt sinds 10 oktober 2026. Artikel 5.1 en 5.5 zeggen nu dat er voor een park met meer dan 500 kavels, tot er een maatwerkprijs is, voorlopig het tarief van de hoogste staffel (€329) geldt, zoals de factuur dat al deed. De aanhef en artikel 1.2 noemen nu ook hotels, jachthavens en andere verblijfsaccommodaties; artikel 1.7 noemt ook een staanplaats, kamer of ligplaats als kavel, en zegt dat elke geregistreerde plek meetelt voor de prijs. Verder ongewijzigd. De versie van 9 oktober 2026 wijzigde het volgende ten opzichte van die van 8 oktober 2026: de handelsnaam van het platform is OurStayOne in plaats van OurStay (de naam van 4 tot 9 oktober 2026); de onderneming erachter (Prudon Beheer), de artikelen en de inhoud zijn ongewijzigd. De versie van 8 oktober 2026 wijzigde het volgende ten opzichte van die van 4 oktober 2026: artikel 10a.12 noemt nu ook Pay.nl als betaaldienstverlener waar u uw eigen rekening kunt hebben, naast Mollie en Stripe; verder ongewijzigd. De versie van 4 oktober 2026 wijzigde het volgende ten opzichte van die van 3 oktober 2026: de handelsnaam van het platform is OurStay in plaats van Park Community; de onderneming erachter (Prudon Beheer), de artikelen en de inhoud zijn ongewijzigd. De versie van 3 oktober 2026 wijzigde het volgende ten opzichte van die van 24 september 2026: artikel 10.1 zegt niet meer dat de betaling van bewonersfacturen volledig buiten het platform om loopt; sinds artikel 10a.12 kan die ook via uw eigen betaalrekening bij uw betaaldienstverlener lopen, en dan zet het platform de factuur zelf op betaald. Verder ongewijzigd. De versie van 24 september 2026 wijzigde het volgende ten opzichte van die van 21 september 2026: het nieuwe artikel 10a.12 beschrijft het online betalen door uw bewoners en gasten via uw eigen betaalrekening bij Mollie of Stripe (iDEAL, automatische incasso en de betaallink bij een boeking). Het geld gaat rechtstreeks naar uw rekening; wij ontvangen, bewaren of beheren geen geld van u en zijn geen partij bij de overeenkomst tussen u en uw betaaldienstverlener. De versie van 21 september 2026 wijzigde het volgende ten opzichte van die van 20 september 2026: er zijn drie uitbreidingen bijgekomen: Verhuur & boekingen (€35 per maand, met de koppelingen met boekingssites en andere systemen erbij), Schoonmaak (€25) en Automatiseringen (€15); zie de artikelen 1.6, 3.1 en 5.2. Het alles-in-één pakket omvat nu alle elf uitbreidingen en kost €129 per maand. Nam u dat pakket al vóór 21 september 2026 af, dan houdt u €99 en krijgt u de drie nieuwe uitbreidingen erbij (artikel 5.2a). Het nieuwe artikel 10a.11 zegt wie waarvoor verantwoordelijk is als u een ander systeem aan OurStayOne koppelt. Artikel 5.6 zegt nu dat Verhuur & boekingen tijdens de Winterstop open blijft en doorloopt. Verder is er aan die versie niets veranderd. De versie van 20 september 2026 wijzigde het volgende ten opzichte van die van 16 september 2026: artikel 4a.2 zegt nu dat wij ook van foto's en documenten elke nacht een reservekopie maken, en dat een verwijderd bestand daar nog hooguit 14 dagen in staat voordat het ook daar wordt gewist; artikel 4a.3 zegt dat wij bij het terugzetten van een back-up ook de foto's en documenten terugzetten die na het moment van die back-up zijn verwijderd. Verder is er aan die versie niets veranderd. De versie van 16 september 2026 wijzigde het volgende ten opzichte van die van 3 september 2026: artikel 10a.6 zegt nu ook dat een verwijderd account van een bewoner of medewerker (met zijn kentekens, bezoekers en meldingen) en een verwijderd chatbericht of chatgesprek 24 uur in de prullenbak staan en daar zijn terug te zetten; artikel 10a.6a noemt de aparte knop Wisverzoek (AVG) bij Leden, die op verzoek van een eindgebruiker meteen en definitief wist, en legt uit dat een lopend abonnement bij een verwijderd account meteen bij de betaaldienst wordt opgezegd. Artikel 5.6 zegt nu dat eindgebruikers tijdens de Winterstop wel een melding aan het park kunnen blijven maken, bijvoorbeeld over schade of een storing. Het nieuwe artikel 8.7 zegt met zoveel woorden dat er voor parken geen bedenktijd en geen herroepingsrecht is, en dat u per maand opzegt zonder terugbetaling van wat u al betaald heeft. Artikel 15.3 beschrijft nu dat wij vóór de einddatum al uw bewoners in de app en per e-mail laten weten wanneer de app stopt en tot en met wanneer zij hun facturen en documenten nog kunnen downloaden. Artikel 9.2 beschrijft nu ook de rechten per medewerker en de mogelijkheid om per medewerker van de rol af te wijken, en er is een artikel bijgekomen over klantcontact via WhatsApp. Dat artikel kreeg eerst per ongeluk het al bestaande nummer 10a.9 en staat nu achteraan als artikel 10a.10; artikel 10a.9 (eigen risico) is inhoudelijk niet veranderd, zodat de verwijzing in artikel 13.5 onder (l) blijft kloppen. Verder alleen tekstueel.
Deze algemene voorwaarden gelden voor het gebruik van het OurStayOne platform door vakantieparken, chaletparken, campings, hotels, jachthavens en andere verblijfsaccommodaties. OurStayOne is een dienst van:
Prudon Beheer, handelend onder de naam OurStayOne
Deze voorwaarden zijn uitsluitend bedoeld voor zakelijke klanten. Alle prijzen in dit document zijn daarom exclusief 21% btw.
1.1 OurStayOne, wij, ons: Prudon Beheer, de aanbieder van het platform.
1.2 Park, u: het vakantiepark, chaletpark, de camping, het hotel, de jachthaven of een andere verblijfsaccommodatie (zoals een bed & breakfast, een camperverhuurder of een verhuurder van vakantiehuizen) die een parkabonnement afsluit.
1.3 Platform: de OurStayOne apps (iOS en Android), de webapp, het beheerdersportaal en de bijbehorende serverdiensten.
1.4 Overeenkomst: het parkabonnement, inclusief deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst (bijlage 1).
1.5 Eindgebruikers: bewoners (eigenaren, mede-eigenaren en huurders), vakantiegasten en medewerkers die het platform via uw park gebruiken.
1.6 Uitbreidingen en modules: de optionele betaalde onderdelen bovenop de basis, waaronder Toegang & slagboom, Nachtregister & toeristenbelasting, Reserveringen, Facturen & administratie, ALV & stemmen, Werkbonnen & onderhoud, Bestellen & horeca, Verhuur & boekingen, Schoonmaak, Automatiseringen, Leesbevestiging, het alles-in-één pakket, Medewerkersplanning en het Medewerkersdashboard.
1.7 Kavel: een plaats, chalet, staanplaats, kamer, ligplaats of andere accommodatie van uw park die in het platform is geregistreerd. Voor de prijs van artikel 5.1 telt elke zo geregistreerde plek als kavel.
2.1 Deze voorwaarden gelden voor alle offertes, abonnementen en overige overeenkomsten tussen u en ons.
2.2 De verwerkersovereenkomst in bijlage 1 is integraal onderdeel van de overeenkomst. U hoeft die niet apart te ondertekenen.
2.3 Afwijkingen gelden alleen als wij die schriftelijk hebben bevestigd. Uw eigen inkoop- of andere voorwaarden zijn niet van toepassing.
2.4 Gaat het om persoonsgegevens en spreken de documenten elkaar tegen, dan gaat de verwerkersovereenkomst voor.
3.1 Het platform biedt parkadministratie en communicatie voor uw park, waaronder: kavel- en bewonersbeheer, gastenregistratie waarbij het verblijf van een gast na vertrek automatisch uit de app verdwijnt, kentekenbeheer voor de slagboom, chatkanalen per doelgroep en een verkoophoek, storingsmeldingen met foto's, het uitnodigen van bewoners voor de app, pakketberichten, Let op mijn huisje (afwezigheid melden), parkinformatie en nieuws, automatische vertaling NL/DE/EN, de geautomatiseerde assistent Emma, pushmeldingen en weerinformatie. Afhankelijk van de gekozen uitbreidingen komen daarbij onder meer: het nachtregister met toeristenbelasting-berekening en aangiftecijfers, reserveringen van voorzieningen, de facturen- en administratiemodule met jaaroverzicht, kosten en bonnen, loonstroken, meterstanden met energie-afrekening en het archief met instelbare bewaartermijnen, de ledenvergadering met digitaal stemmen, werkbonnen en keuringen voor onderhoud en veiligheid, bestellingen bij de parkhoreca en de parkwinkel, de verhuur van accommodaties met een verhuurkalender, boekingen en koppelingen met boekingssites en andere systemen (met het delen van een verblijf door de gast met zijn reisgenoten, en als u daarvoor kiest het binnenkomen van gasten in de app met hun boeking in plaats van met een account), schoonmaaktaken met afvinklijsten en foto's, eigen automatische regels, leesbevestigingen, en voor personeel roosters, verlof, ziekmeldingen, kloktijden, declaraties en het personeelsdossier.
3.2 Eindgebruikers sluiten voor hun account een eigen overeenkomst met ons (de gebruikersvoorwaarden). Eindgebruikers gebruiken de app gratis, ook een tweede mede-eigenaar op een kavel; sluit een eindgebruiker ooit een betaald abonnement bij ons af, dan is dat een zaak tussen ons en die eindgebruiker en staat het los van uw parkabonnement.
3.3 Wij mogen het platform doorontwikkelen en functies wijzigen of vervangen, zolang de kernfunctionaliteit niet wezenlijk vermindert. Over ingrijpende wijzigingen informeren wij u vooraf.
3.4 Functies die wij in het platform, in het beheerdersportaal of in onze aankondigingen aanduiden als proef, bèta of nieuw, mogen wij zonder aankondiging wijzigen, beperken of stopzetten. U gebruikt zulke functies op eigen risico. Zolang die aanduiding erop staat, gebruikt u ze niet als enige bron voor wettelijke registers, aangiften of uw administratie.
4.1 Wij spannen ons in voor een goed werkend en veilig platform. Dit is een inspanningsverplichting: wij garanderen geen beschikbaarheidspercentage en bieden geen SLA.
4.2 Onderhoud plannen wij zoveel mogelijk buiten piekuren, bij voorkeur in de nachtelijke uren. Gepland onderhoud met een merkbare onderbreking kondigen wij vooraf aan via het beheerdersportaal of per e-mail.
4.3 Storingen pakken wij zo snel als redelijkerwijs mogelijk op. Wat wij doen aan back-ups en herstel, en wat u zelf doet om gegevensverlies te voorkomen, staat in artikel 4a.
4.4 Wij zijn niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit het tijdelijk niet beschikbaar of niet bereikbaar zijn van het platform, de app of het beheerdersportaal, ongeacht de oorzaak en ongeacht hoe lang dat duurt. Voor een langdurige onderbreking door overmacht geldt artikel 14.4.
4a.1 Wat wij doen. Elke nacht maken wij automatisch een back-up van de database van het platform. Daarin staat wat u en uw eindgebruikers in het platform hebben ingevoerd: uw parkadministratie, uw registers, de berichten en uw instellingen, van alle parken samen. Elke back-up bewaren wij 14 dagen; daarna wordt hij automatisch gewist. De back-ups staan op servers binnen de Europese Unie bij onze hostingpartij (artikel 6 en 7 van de verwerkersovereenkomst).
4a.2 Foto's en documenten. Foto's en documenten die in het platform zijn geüpload of aangemaakt, zoals foto's bij storingsmeldingen, meterstanden, bonnen, werkbonnen en keuringen, en PDF's van facturen, loonstroken en documenten, staan als losse bestanden naast de database. Ook daarvan maken wij elke nacht een reservekopie: nieuwe en gewijzigde bestanden worden aan die kopie toegevoegd. Verwijdert u, een medewerker of een eindgebruiker het gegeven waar zo'n bestand bij hoort, dan wordt het bestand direct van onze schijf verwijderd; in de reservekopie blijft het nog hooguit 14 dagen staan en daarna wordt het ook daar automatisch gewist. De reservekopie dient voor het herstel van artikel 4a.3 en niet om losse bestanden terug te halen (artikel 4a.4). Wilt u bestanden zelf veiligstellen, dan downloadt u ze via het beheerdersportaal en bewaart u ze zelf.
4a.3 Wat herstel betekent. Raakt de database verloren of beschadigd, dan zetten wij de laatste bruikbare back-up terug. Foto's en documenten die na het moment van die back-up zijn verwijderd, zetten wij daarbij uit de reservekopie van artikel 4a.2 terug op hun plek. Dat is een ingreep op het hele platform: op de gegevens van alle parken tegelijk, niet per park en niet per gegeven. Wij beslissen daarom of, wanneer en welke back-up wij terugzetten, en wij doen dat alleen als dat nodig is om het platform weer goed te laten werken. Alles wat na het moment van die back-up is ingevoerd of gewijzigd, gaat bij het terugzetten verloren. Bij een back-up van de afgelopen nacht is dat de invoer van die dag; het kan meer zijn als de meest recente back-up onbruikbaar blijkt. Die invoer doet u opnieuw. Ook als de oorzaak van de storing niet bij uw park lag, kan de invoer van uw park van na de back-up dus verloren gaan.
4a.4 Geen herstel van losse gegevens uit een back-up. Voor een verkeerde klik is er de prullenbak van artikel 10a.6: handmatig verwijderde gegevens staan daar 24 uur en zet u zelf terug. Is die termijn voorbij, dan kan het platform losse gegevens niet uit een back-up terughalen, zoals één verwijderde factuur, één bewoner of één bericht. Wij zetten geen back-up terug om gegevens terug te halen die u, uw medewerkers of uw eindgebruikers zelf hebben verwijderd of gewijzigd: dat zou ook de invoer van alle andere parken terugzetten. Gegevens waarvan alle back-ups zijn gewist, kunnen wij niet meer terughalen.
4a.5 Direct melden. Merkt u gegevensverlies of vermoedt u dat, meld dat dan direct via info@ourstayone.com. Een back-up bestaat 14 dagen. Meldt u een verlies later dan die termijn nadat het is ontstaan, dan is er geen back-up meer van vóór het verlies en kunnen wij niets terugzetten.
4a.6 Uw eigen kopie. Het platform is een hulpmiddel voor uw administratie, geen archiefdienst. Onze back-ups zijn een technische voorziening om het platform na een storing weer werkend te krijgen. Zij zijn geen archief voor uw park en geen vervanging van uw eigen administratie of van uw wettelijke bewaarplichten (artikel 10a en 15.4). U zorgt daarom zelf voor een eigen kopie van de gegevens van uw park buiten het platform. Daarvoor gebruikt u de export- en downloadfuncties van het beheerdersportaal: het tabblad Archief met mapjes per jaar, de CSV-downloads van de administratie en de PDF's van facturen, loonstroken en documenten. U maakt zo'n kopie ten minste één keer per jaar, bij voorkeur na de afsluiting van het boekjaar, en in elk geval: (a) vóór het verstrijken van een bewaartermijn, als u die gegevens langer wilt bewaren; (b) vóór u gegevens verwijdert, een bewaartermijn verkort of een instelling wijzigt waardoor gegevens worden verwijderd; (c) na elke aangifte of afsluiting waarvoor u gegevens uit het platform heeft gebruikt, zoals de aangifte toeristenbelasting of de jaarafsluiting; (d) vóór u opzegt, en in elk geval binnen de exporttermijn van artikel 15. U bewaart die kopie zo lang als uw eigen bewaarplichten voorschrijven. Op verzoek helpen wij u bij het maken van een export.
4a.7 Gegevens zonder download. Voor sommige gegevens biedt het portaal geen download, zoals chatberichten, storingsmeldingen, reserveringen en agenda-activiteiten. Die zijn bedoeld voor het dagelijkse gebruik van uw park en niet als archief; daarvoor gelden bewust korte bewaartermijnen (artikel 10a.4). Heeft u iets daaruit nodig als bewijs, leg het dan zelf vast zolang het er nog staat, bijvoorbeeld met een schermafbeelding.
4a.8 Wat wij doen bij gegevensverlies door onze fout. Gaan gegevens bij ons verloren door een oorzaak die aan ons is toe te rekenen, dan: (a) zetten wij de laatste bruikbare back-up terug volgens 4a.3; (b) laten wij u via het beheerdersportaal of per e-mail weten welke periode ontbreekt; (c) helpen wij u redelijkerwijs bij het vaststellen welke gegevens ontbreken. Het opnieuw invoeren van de ontbrekende gegevens doet u zelf; welke kosten wij daarvan vergoeden, staat in artikel 13.3 onder (d) en 13.6.
4a.9 Verlies dat voor uw rekening komt. Verlies, beschadiging of onbereikbaarheid van gegevens komt voor uw eigen rekening en risico, en wij zijn daarvoor niet aansprakelijk, voor zover het het gevolg is van: (a) verwijderen of wijzigen door u, uw medewerkers of uw eindgebruikers, ook als dat per ongeluk gebeurt, en het automatisch verwijderen van gastaccounts na vertrek; (b) de bewaartermijnen die u heeft ingesteld, de vaste bewaartermijnen en de automatische opschoning die daaruit volgt (artikel 10a.4); (c) het niet, niet tijdig of niet volledig gebruiken van de export- en downloadfuncties, ook na het einde van de overeenkomst (artikel 15), of het ontbreken van de eigen kopie van 4a.6, voor zover die kopie het verlies had opgevangen; (d) foto's en documenten als bedoeld in 4a.2 waarvan u geen eigen kopie heeft bewaard; (e) een te late melding volgens 4a.5; (f) de invoer van na de teruggezette back-up bij een herstel volgens 4a.3, behalve de kosten van artikel 13.3 onder (d) als de oorzaak van het herstel aan ons is toe te rekenen; (g) overmacht (artikel 14). Voor ander gegevensverlies gelden artikel 13.3 onder (d) en 13.6. De uitzonderingen van artikel 13.8 gelden ook voor dit artikel.
5.1 Het parkabonnement kost per maand, op basis van het aantal kavels:
| Aantal kavels | Prijs per maand (excl. 21% btw) |
|---|---|
| 1-100 | €69 |
| 101-500 | €99 |
| Meer dan 500 | Op aanvraag (tot dan €99, zie 5.5) |
5.1a Is uw verblijf een bed & breakfast of een vakantiehuis (de soort verblijf Bed & breakfast of Vakantiehuis in uw parkgegevens), dan geldt in plaats van de tabel in 5.1: €69 per maand met twee kamers of huisjes en de uitbreidingen Verhuur & boekingen en Nachtregister & toeristenbelasting inbegrepen, en €20 per maand voor elke kamer of elk huisje daarboven. Het aantal kamers of huisjes is het aantal dat in het platform is geregistreerd (artikel 1.7). Verhuur & boekingen en Nachtregister & toeristenbelasting kunt u dan niet los afnemen of opzeggen. Voor de overige uitbreidingen gelden de prijzen van 5.2, behalve voor deze vijf: Reserveringen €10, Facturen & administratie €15, Bestellen & horeca €15, Schoonmaak €15 en Automatiseringen €10 per maand (excl. 21% btw). Toegang & slagboom, ALV & stemmen en het alles-in-één pakket zijn er voor een bed & breakfast of vakantiehuis niet.
5.2 Optionele uitbreidingen en modules (excl. 21% btw):
| Uitbreiding of module | Prijs per maand |
|---|---|
| Toegang & slagboom | €45 |
| Nachtregister & toeristenbelasting | €25 |
| Reserveringen | €15 |
| Facturen & administratie | €49 |
| ALV & stemmen | €20 |
| Werkbonnen & onderhoud | €35 |
| Bestellen & horeca | €25 |
| Leesbevestiging | €5 |
| Verhuur & boekingen (met de koppelingen) | €39 |
| Schoonmaak | €35 |
| Automatiseringen | €15 |
| Alles-in-één (de elf uitbreidingen hierboven samen) | €215 |
| Medewerkersplanning (t/m 10 in te plannen medewerkers per week) | €30 |
| Medewerkersdashboard t/m 25 medewerkers | €55 |
| Medewerkersdashboard t/m 50 medewerkers | €80 |
| Medewerkersdashboard meer dan 50 medewerkers | Op aanvraag |
5.2a Nam u het alles-in-één pakket al vóór 21 september 2026 af, dan blijft uw prijs €99 per maand zolang dat abonnement doorloopt, en horen de uitbreidingen die er sindsdien zijn bijgekomen daar voor u bij. Eindigt het pakket, doordat u het opzegt of doordat uw parkabonnement eindigt, en sluit u het later opnieuw af, dan geldt de prijs van dat moment.
5.2b Nam u een losse uitbreiding al vóór 23 oktober 2026 af, dan blijft daarvoor de prijs gelden die toen in de tabel stond, zolang die uitbreiding doorloopt: Toegang & slagboom €25, Nachtregister & toeristenbelasting €20, Facturen & administratie €35, Werkbonnen & onderhoud €25, Verhuur & boekingen €35 en Schoonmaak €25. Een lagere prijs uit de tabel geldt voor iedereen vanaf de eerstvolgende betaalperiode. Eindigt de uitbreiding, doordat u haar opzegt of doordat uw parkabonnement eindigt, en sluit u haar later opnieuw af, dan geldt de prijs van dat moment.
5.2c Sloot u het alles-in-één pakket af op of na 21 september 2026 en vóór 30 oktober 2026, dan blijft uw prijs €129 per maand zolang dat pakket doorloopt. Eindigt het pakket, doordat u het opzegt of doordat uw parkabonnement eindigt, en sluit u het later opnieuw af, dan geldt de prijs van dat moment.
5.2d Welkomstactie: de eerste 25 parken die het alles-in-één pakket op of na 30 oktober 2026 afsluiten, betalen €185 per maand in plaats van de prijs in de tabel. Zolang dat pakket doorloopt, ligt uw prijs altijd minstens 10% onder de prijs van het alles-in-één pakket in de tabel, ook als die stijgt; daalt de prijs in de tabel, dan daalt uw prijs zo nodig mee. Een Winterstop (5.6) telt niet als einde. Eindigt het pakket, doordat u het opzegt of doordat uw parkabonnement eindigt, dan vervalt de welkomstprijs; sluit u het later opnieuw af, dan geldt de prijs van dat moment. Of er nog plekken vrij zijn, ziet u op de website en bij het afsluiten van het pakket.
5.3 Er zijn geen opstartkosten. Uitbreidingen en modules zijn per maand aan en uit te zetten en lopen tot het einde van de betaalde periode door.
5.4 Groeit of krimpt uw park naar een andere kavelstaffel, dan geldt vanaf de eerstvolgende betaalperiode de bijbehorende prijs.
5.5 Wij kunnen met uw park schriftelijk (ook per e-mail of via het beheerdersportaal) een maatwerkprijs afspreken die afwijkt van de tabellen hierboven. Die maatwerkprijs gaat voor. Heeft uw park meer dan 500 kavels en is er nog geen maatwerkprijs afgesproken, dan geldt tot die tijd voorlopig het tarief van de hoogste staffel (€99 per maand); de factuur zegt dat er ook bij.
5.6 Seizoensparken kunnen de Winterstop gebruiken: het abonnement wordt dan maximaal 6 maanden per kalenderjaar gepauzeerd tegen het daarvoor geldende, lagere tarief zoals vermeld op de website. Die 6 maanden zijn het totaal van alle Winterstopperiodes in hetzelfde kalenderjaar. Tijdens de Winterstop blijven de gegevens bewaard en blijft het beheerdersportaal toegankelijk, maar is de app voor eindgebruikers gepauzeerd en staan betaalde uitbreidingen stil: u betaalt in die periode alleen het Winterstoptarief. Eén uitzondering: neemt u de uitbreiding Verhuur & boekingen los af, dan blijft die tijdens de Winterstop open, zodat u boekingen voor het nieuwe seizoen kunt blijven aannemen, en betaalt u daarvoor in die periode gewoon door; zit Verhuur & boekingen voor u in het alles-in-één pakket, dan blijft het ook open en staat de betaling van het pakket stil. Een melding aan het park maken (bijvoorbeeld over schade of een storing) blijft voor eindgebruikers wel mogelijk; u bepaalt zelf of en wanneer u daarop reageert.
5.7 U kunt de Winterstop op elk moment zelf beëindigen in het beheerdersportaal, dus ook vóór de door u gekozen einddatum. Vanaf dat moment werken de uitbreidingen die bij het ingaan van de Winterstop actief waren weer, tegen dezelfde staffel en dezelfde prijsafspraak als daarvoor, en betaalt u daar vanaf dat moment ook weer voor. De maanden die tijdens de Winterstop zijn overgeslagen brengen wij niet met terugwerkende kracht alsnog in rekening.
6.1 Wij mogen de prijzen maximaal één keer per kalenderjaar aanpassen (indexeren), bijvoorbeeld op basis van de consumentenprijsindex van het CBS.
6.2 Een prijswijziging kondigen wij minimaal 2 maanden vooraf aan per e-mail of via het beheerdersportaal.
6.3 Bent u het niet eens met een prijswijziging, dan kunt u opzeggen tegen het einde van een betaalperiode voordat de wijziging ingaat. Het abonnement is sowieso maandelijks opzegbaar.
7.1 U betaalt maandelijks vooraf via automatische incasso. Wij gebruiken hiervoor betaaldienstverlener Mollie. Bij het afsluiten geeft u daarvoor een incassomachtiging af.
7.2 Mislukt een incasso, dan proberen wij het opnieuw en ontvangt u een herinnering.
7.3 Blijft betaling ook na een aanmaning met een redelijke termijn uit, dan mogen wij de toegang tot het platform opschorten of de overeenkomst beëindigen. De wettelijke regels over rente en incassokosten blijven van toepassing.
7.4 Blijft betaling uit, dan mogen wij de vordering ter incasso uit handen geven. De buitengerechtelijke incassokosten en de wettelijke handelsrente (artikel 6:119a BW) komen dan voor uw rekening. Wij kondigen dat ten minste 7 dagen van tevoren schriftelijk aan.
8.1 Het abonnement loopt per betaalperiode van één maand en wordt telkens stilzwijgend met een maand verlengd.
8.2 U kunt maandelijks opzeggen tegen het einde van de lopende betaalperiode, via het beheerdersportaal of per e-mail aan info@ourstayone.com. U kunt het platform tot het einde van de betaalde periode blijven gebruiken.
8.3 Wij kunnen de overeenkomst opzeggen met een termijn van minimaal 3 maanden. Bij misbruik, bij een schending van deze voorwaarden die na een waarschuwing voortduurt of bij aanhoudende niet-betaling mogen wij direct beëindigen.
8.4 Na het einde van de overeenkomst geldt de exitregeling van artikel 15.
8.5 Een opzegging bevestigen wij binnen 5 werkdagen per e-mail, met de einddatum erbij. Ontvangt u die bevestiging niet, neem dan contact met ons op; zonder bevestiging kunt u er niet van uitgaan dat de opzegging is verwerkt.
8.6 Beëindigen wij de overeenkomst wegens misbruik, fraude of het niet nakomen van deze voorwaarden, dan laten wij u schriftelijk weten waarom. Vooruitbetaalde bedragen over de resterende periode worden in dat geval niet terugbetaald.
8.7 Deze voorwaarden gelden alleen voor zakelijke klanten. Voor parken is er daarom geen bedenktijd en geen herroepingsrecht; de wettelijke bedenktijd van 14 dagen geldt alleen voor consumenten. U kunt wel altijd per maand opzeggen volgens artikel 8.2. Wat u al heeft betaald, ook voor de eerste maand, betalen wij bij een opzegging niet terug; u kunt het platform tot het einde van die betaalde periode blijven gebruiken. Het herroepingsformulier op deze pagina is alleen bedoeld voor bewoners met een eigen abonnement.
9.1 U zorgt ervoor dat de gegevens die u en uw medewerkers invoeren juist en actueel zijn.
9.2 U bepaalt zorgvuldig wie beheerders- en receptierechten krijgt en houdt inloggegevens geheim. U kunt die rechten per rol instellen en daarnaast per medewerker afwijken. Welke rechten u toekent en aan wie, is uw keuze en uw verantwoordelijkheid; wij beoordelen die keuze niet.
9.3 U blijft als werkgever zelf verantwoordelijk voor uw personeelsadministratie, waaronder de registratieplicht uit de Arbeidstijdenwet en de naleving van arbeidswetgeving. Het platform is daarbij een hulpmiddel, geen vervanging van uw eigen verantwoordelijkheid.
9.4 Het platform legt bij een ziekmelding alleen de begindatum en de datum van herstel vast. U registreert nooit de aard of oorzaak van de ziekte, ook niet als een medewerker die uit zichzelf noemt, en ook niet in vrije tekstvelden of chats. Alleen de arbodienst of bedrijfsarts mag medische gegevens verwerken. De ziekmeldingsfunctie van het platform bevat daarom bewust geen veld voor de aard van de ziekte.
9.5 U bent verantwoordelijk voor de inhoud die uw park plaatst (parkinformatie, nieuws, berichten van uw medewerkers) en voor de moderatie van de chatkanalen van uw park.
9.6 U bent volledig verantwoordelijk voor de facturen die u via het platform aan bewoners stuurt: de juistheid, de btw en uw eigen administratie- en bewaarplichten.
9.7 U maakt geen accounts aan voor personen jonger dan 16 jaar en ziet daarop toe bij de uitgifte van accounts.
9.8 U informeert uw bewoners, gasten en medewerkers over het gebruik van het platform, bijvoorbeeld door te verwijzen naar de privacyverklaring van OurStayOne en uw eigen privacy-informatie.
9.9 Stelt u eigen registervelden of extra verplichte velden in, dan zorgt u zelf voor een geldige grondslag en houdt u zich aan dataminimalisatie: u vraagt niet meer gegevens dan nodig en legt nooit bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheid, geloof of afkomst), identiteitsbewijsnummers of ID-kopieën vast, ook niet in vrije tekstvelden.
9.10 U controleert zelf welke aanvullende eisen uw gemeente stelt (bijvoorbeeld in de APV of voor de toeristenbelasting) en stelt het platform daarop in.
9.11 U maakt zelf regelmatig een eigen kopie van de administratie van uw park met de export- en downloadfuncties van het beheerdersportaal, op de momenten van artikel 4a.6, en u bewaart die kopie buiten het platform.
9.12 U bent onder alle omstandigheden verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de gegevens die u, uw medewerkers en uw eindgebruikers aanleveren of invoeren. Wij zijn nooit aansprakelijk voor schade die geheel of gedeeltelijk is veroorzaakt doordat die gegevens onjuist of onvolledig zijn. U vrijwaart ons tegen alle aanspraken van derden op dat punt.
9.13 U zorgt zelf voor een passende verzekering voor de bedrijfsrisico's van uw park, waaronder het risico van verlies of onbeschikbaarheid van gegevens en van bedrijfsstagnatie. Onze aansprakelijkheid is uitgesloten en anders beperkt (artikel 13); die risico's dekt u dus zelf af.
10.1 Met de facturenmodule kunt u facturen aan bewoners sturen. De betaling daarvan loopt via uw eigen IBAN of betaallink, of via uw eigen betaalrekening bij een betaaldienstverlener als u online betalen heeft aangezet (artikel 10a.12). Een betaling via uw betaaldienstverlener zet het platform zelf op betaald; andere betalingen markeren u of uw medewerkers handmatig als betaald.
10.2 Wij zijn geen partij bij deze facturen, wij ontvangen of beheren deze gelden niet en wij zijn geen betaaldienstverlener. Wij staan niet in voor de juistheid of betaling van deze facturen.
10a.1 Het platform bevat hulpmiddelen voor wettelijke administraties, zoals het nachtregister (artikel 438 Wetboek van Strafrecht), de berekening van toeristenbelasting, loonstroken en het bewaren van administratie. Deze hulpmiddelen zijn met zorg gebouwd op de landelijke regels, maar het gebruik ervan en de uitkomst blijven volledig uw eigen verantwoordelijkheid. Het platform is een hulpmiddel; het neemt geen enkele wettelijke plicht van u over.
10a.2 U blijft als ondernemer zelf verantwoordelijk voor: het juist en volledig bijhouden van het nachtregister, het doen van (belasting)aangiften waaronder de toeristenbelasting, de juistheid van tarieven die u instelt (zoals het gemeentetarief en kindertarief), uw loonadministratie en de inhoud van loonstroken, de naleving van uw gemeentelijke verordening (APV) en uw fiscale administratie- en bewaarplichten.
10a.3 Instellingen zijn uw keuze en uw instructie aan ons: welke extra registervelden verplicht zijn, welke eigen velden u toevoegt, welke bewaartermijnen gelden en welke doelgroepen functies gebruiken. Kiest u een kortere bewaartermijn dan een wettelijke termijn, dan is dat uitsluitend uw eigen risico; het platform waarschuwt bij de instellingen voor de wettelijke uitgangspunten.
10a.4 Het platform verwijdert gegevens automatisch na afloop van de door u ingestelde bewaartermijnen. Wilt u gegevens langer bewaren, dan downloadt u die tijdig via de exportfuncties (onder meer het archief en de CSV-downloads). Wij adviseren u daarnaast om periodiek, bijvoorbeeld jaarlijks, een eigen kopie van uw administratie te downloaden en buiten het platform te bewaren.
10a.5 Wij verlenen geen juridisch, fiscaal of boekhoudkundig advies. Informatie in het platform over wettelijke regels (zoals bewaartermijnen en registervelden) is een algemene toelichting, geen advies voor uw situatie. Raadpleeg bij twijfel uw eigen adviseur, gemeente of de Belastingdienst.
10a.6 Verwijdert u of een medewerker met de juiste rechten in het beheerdersportaal een gegeven met de hand, dan komt dat eerst 24 uur in de prullenbak van uw beheerdersportaal te staan. Dat geldt ook voor een account van een bewoner of van een medewerker, met de kentekens, de aangemelde bezoekers en de meldingen die eraan hangen, en voor een chatbericht of een heel chatgesprek. Binnen die 24 uur kunt u het daar zelf terugzetten, inclusief de bijbehorende foto's en documenten. Daarna ruimt het systeem het definitief op: het gegeven en de bestanden gaan dan van onze schijf en terugzetten is niet meer mogelijk. Wij halen daarna niets meer terug, ook niet uit een back-up (artikel 4a.4). De prullenbak is een hulpmiddel tegen een verkeerde klik, geen archief; u bepaalt daarom nog steeds zorgvuldig wie verwijderrechten krijgt (artikel 9.2), en voor het bewaren van uw administratie geldt onverkort artikel 4a.6.
10a.6a De prullenbak geldt alleen voor handmatige verwijderingen in het beheerdersportaal. Gegevens die automatisch verdwijnen omdat een bewaartermijn is verstreken (artikel 10a.4), die na de exporttermijn van artikel 15 worden verwijderd, die een eindgebruiker zelf in de app verwijdert (zoals zijn eigen kenteken of zijn eigen account), en gegevens die u op grond van een privacyverzoek wist met de knop "Wisverzoek (AVG)" bij Leden, gaan meteen definitief weg en komen niet in de prullenbak. Dat is met opzet: anders zou een bewaartermijn van 7 jaar in werkelijkheid 7 jaar en een dag zijn, en zou een verzoek om verwijdering niet meteen zijn uitgevoerd. Het logboek legt vast dat u zo'n wisverzoek heeft uitgevoerd. Eén ding gaat bij een verwijderd account sowieso niet mee de prullenbak in: een lopend abonnement van die eindgebruiker zeggen wij meteen op bij de betaaldienst, zodat er geen incasso doorloopt van iemand wiens account weg is. Zet u het account binnen 24 uur terug, dan sluit hij dat abonnement zelf opnieuw af.
10a.7 Cijfers die het platform berekent, zoals toeristenbelasting, aangiftecijfers, energie-afrekeningen en loonstroken, zijn gebaseerd op de tarieven, instellingen en invoer van uw park. U controleert die cijfers voordat u ze gebruikt voor een aangifte, factuur of betaling. Boetes, naheffingen en rente die het gevolg zijn van onjuiste tarieven, instellingen of invoer, of van het niet controleren van berekende cijfers, komen voor uw rekening.
10a.8 Wij garanderen niet dat het platform of een functie ervan voldoet aan de eisen die uw gemeente, de Belastingdienst, de Autoriteit Persoonsgegevens, uw accountant of een andere instantie aan uw administratie stelt, en ook niet dat het geschikt is voor het doel waarvoor u het wilt gebruiken. U beoordeelt dat zelf, zo nodig met uw adviseur, voordat u een functie in gebruik neemt. Keurt een instantie een register, aangifte of administratie af die geheel of gedeeltelijk met het platform is gemaakt, dan is dat uw risico.
10a.9 Aan het platform, aan de informatie erin en aan onze toelichtingen kunt u geen rechten ontlenen. Het gebruik van het platform en van de daarin opgenomen hulpmiddelen, toelichtingen en antwoorden is geheel voor eigen risico. Wij zijn niet aansprakelijk als het gebruik niet leidt tot het door u gewenste resultaat, en evenmin voor schade door een onjuiste uitleg of toepassing van die informatie. U blijft zelf verantwoordelijk voor de beslissingen die u neemt, ook als u die neemt naar aanleiding van informatie uit het platform.
10a.10 Klantcontact via WhatsApp. Zet u de WhatsApp-knop aan, dan opent die knop op het toestel van uw bewoner of gast een gesprek met het nummer dat u heeft ingevuld. Dat gesprek loopt buiten het platform om, rechtstreeks tussen u en die persoon; wij sturen daar geen gegevens naartoe en kunnen niet meelezen. Voor die berichten, voor de bewaring ervan en voor de voorwaarden van WhatsApp bent u zelf de verwerkingsverantwoordelijke. Wij verwerken alleen het telefoonnummer dat u zelf instelt.
10a.11 Koppelingen met andere systemen. Met de uitbreiding Verhuur & boekingen kunt u een boekingssite, een channel manager of uw eigen reserveringssysteem aan het platform koppelen: via een agenda-link, via een sleutel voor de open aansluiting of via berichten die wij naar een door u opgegeven webadres sturen. U kiest dat andere systeem zelf. Het is geen subverwerker van ons: voor wat dat systeem met de gegevens doet, voor uw afspraken met de aanbieder ervan en voor het veilig bewaren van de sleutel bent u zelf verantwoordelijk. Een sleutel is een wachtwoord; trek hem in zodra u stopt met dat systeem. In een agenda-link die wij uitgeven staan alleen bezette periodes, nooit de naam van een gast. Via een agenda-link geeft een boekingssite alleen datums door; de overige gegevens van de boeking vult u zelf aan. Boekingssites bepalen zelf of en hoe zij koppelingen toelaten; wij kunnen niet garanderen dat een bepaalde boekingssite een koppeling blijft aanbieden. Verkoopkanalen (Booking.com, Airbnb en Expedia via de channel manager Channex) lopen via het account van ons: daarvoor heeft u geen eigen abonnement bij een channel manager nodig en betaalt u niets extra, en Channex is dan onze subverwerker (verwerkersovereenkomst, artikel 7.9). Wat Booking.com, Airbnb en Expedia zelf met gegevens doen, valt onder uw afspraken met die kanalen.
10a.12 Online betalen via uw eigen betaalrekening. Met de uitbreidingen Facturen & administratie en Verhuur & boekingen kunt u uw eigen rekening bij een betaaldienstverlener (Mollie, Stripe of Pay.nl) aan het platform koppelen. Uw bewoners kunnen dan een factuur in de app betalen of u een machtiging voor automatische incasso geven, en uw gasten kunnen een boeking betalen via een betaallink. Daarvoor geldt: (a) de overeenkomst met de betaaldienstverlener sluit u zelf; die is uw betaaldienstverlener, niet de onze, en wij zijn geen partij bij die overeenkomst; (b) elke betaling gaat rechtstreeks naar uw rekening bij de betaaldienstverlener. Wij ontvangen, bewaren, beheren of verrekenen geen geld van u of van uw bewoners en gasten, en wij rekenen geen opslag op betalingen; de tarieven van de betaaldienstverlener zijn voor uw rekening; (c) het platform zet een factuur of boeking op betaald op grond van wat de betaaldienstverlener aan ons doorgeeft. Terugstorten, storneringen en geschillen over een betaling handelt u zelf af in de omgeving van uw betaaldienstverlener en in uw administratie; het platform draait een betaling niet zelf terug; (d) automatische incasso gebruikt u alleen met een geldige machtiging van de bewoner en met de vooraankondiging die het platform verstuurt in de termijn die u instelt; u blijft als incassant verantwoordelijk voor het naleven van de SEPA-regels; (e) u bewaart de sleutel van uw betaalrekening zorgvuldig. Het platform bewaart hem versleuteld en toont hem niet meer; vermoedt u misbruik, dan trekt u de sleutel in bij uw betaaldienstverlener en vult u een nieuwe in; (f) wij zijn niet aansprakelijk voor een betaling die niet, te laat of verkeerd wordt uitgevoerd door de betaaldienstverlener, een bank of de betaler, of voor gevolgen van een sleutel die u zelf aan een ander heeft gegeven.
11.1 Alle rechten op het platform (software, ontwerp, teksten, Emma, documentatie) liggen bij ons of onze licentiegevers. U krijgt voor de duur van de overeenkomst een niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor uw park.
11.2 De inhoud die u of uw eindgebruikers uploaden blijft eigendom van u of van hen. U geeft ons een licentie om die inhoud op te slaan, weer te geven, te vertalen en te back-uppen, uitsluitend om het platform te leveren.
11.3 Suggesties en feedback mogen wij vrij gebruiken om het platform te verbeteren.
11.4 U respecteert onze intellectuele eigendomsrechten. Zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming is het niet toegestaan om het platform, de software, de teksten, de vormgeving of ander materiaal van ons geheel of gedeeltelijk te bewerken, te verveelvoudigen, openbaar te maken, via welk medium dan ook aan derden ter beschikking te stellen of ter inzage te geven, al dan niet tegen een vergoeding. Het is evenmin toegestaan aanduidingen over auteursrechten of andere rechten te verwijderen of te wijzigen.
11.5 Handelt u in strijd met onze intellectuele eigendomsrechten, dan bent u aansprakelijk voor alle schade die wij daardoor lijden, waaronder omzetverlies. Wij mogen de toegang tot het platform dan blokkeren zonder dat u aanspraak kunt maken op compensatie of terugbetaling.
12.1 Voor de persoonsgegevens van uw bewoners, gasten en medewerkers bent u verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Daarvoor geldt de verwerkersovereenkomst (bijlage 1).
12.2 Voor onze eigen verwerkingen zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke: de betaalde consumentenabonnementen en de incasso daarvan, onze klantadministratie, onze marketing, de inlog van bewoners, gasten, medewerkers en beheerders (het e-mailadres als inlognaam, het wachtwoord en welke accounts van dezelfde persoon bij verschillende parken aan elkaar gekoppeld zijn), het technisch beheer van het platform (ons serverlog), en, als de gast daarvoor kiest, het bewaren van zijn account na zijn laatste verblijf en het onthouden van zijn reisgenoten. Uit die eigen verwerkingen ontvangt u alleen wat de gast bij een verblijf bij u zelf verstuurt, plus zijn e-mailadres omdat hij daarmee inlogt. Daarvoor geldt onze privacyverklaring; zie ook artikel 1.3 van de verwerkersovereenkomst.
12.3 Is voor een verwerking van uw park een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) nodig, bijvoorbeeld voor de medewerkersmodule, dan helpen wij u met informatie over de werking en beveiliging van het platform.
13.1 Uitgangspunt: uitsluiting, met terugval. Wij leveren het platform met zorg, maar als inspanningsverplichting (artikel 4.1). Voor zover de wet dat toelaat, sluiten wij iedere aansprakelijkheid tegenover u volledig uit, op welke grondslag dan ook en ongeacht de aard van de schade, en in het bijzonder voor het verlies, de beschadiging, de onbereikbaarheid of de onjuistheid van gegevens. Deze uitsluiting is uitdrukkelijk zo bedoeld en is verdisconteerd in de prijs van het abonnement: het platform is een hulpmiddel voor een vast en laag maandbedrag, zonder SLA en zonder garantie, en de risico's die bij uw eigen administratie horen blijven daarom bij u (artikel 4a en 10a).
13.1a Terugvalniveaus. Blijft de uitsluiting van 13.1 in een concreet geval geheel of gedeeltelijk buiten toepassing, dan geldt in plaats daarvan het eerste van de volgende niveaus dat wel houdbaar is, in deze volgorde: (a) wij zijn uitsluitend aansprakelijk voor directe schade zoals omschreven in 13.3, en niet voor de schade van 13.4; (b) die aansprakelijkheid is beperkt tot het plafond van 13.2; (c) blijft ook dat plafond buiten toepassing, dan is onze aansprakelijkheid beperkt tot het hoogste bedrag dat in dat geval wel houdbaar is. Elk volgend niveau geldt zelfstandig; dat een hoger niveau sneuvelt, tast de overige niveaus niet aan (artikel 13.11).
13.1b Waarvoor wij desondanks instaan. Blijkt een van de terugvalniveaus van toepassing, dan zijn wij tegenover u alleen aansprakelijk voor directe schade zoals omschreven in 13.3, die het rechtstreekse gevolg is van een tekortkoming die aan ons is toe te rekenen of van een onrechtmatige daad van ons. Wij kunnen niet worden gehouden tot het vergoeden van schade die een direct of indirect gevolg is van (a) een gebeurtenis die buiten onze macht ligt en die dus niet aan ons doen of nalaten kan worden toegeschreven, waaronder de gevallen van artikel 14, of (b) enig doen of nalaten van u, uw medewerkers of uw eindgebruikers. Wat wij doen om schade te voorkomen, staat in de artikelen 4, 4a en 14 en in artikel 6 van de verwerkersovereenkomst. Wat u zelf doet om schade te voorkomen, staat in de artikelen 4a, 9, 10a en 15.
13.2 Plafond. Onze totale aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag (exclusief btw) dat u in de 12 maanden vóór de schadeveroorzakende gebeurtenis aan ons heeft betaald voor uw parkabonnement en uitbreidingen. Bent u nog geen 12 maanden klant, dan geldt 12 keer het maandbedrag dat u op dat moment betaalt. In alle gevallen geldt een maximum van € 10.000. Dit plafond geldt per gebeurtenis en tegelijk voor alle gebeurtenissen in een kalenderjaar samen: over een kalenderjaar vergoeden wij nooit meer dan dit bedrag, hoeveel gebeurtenissen er ook zijn. Een reeks samenhangende gebeurtenissen met dezelfde oorzaak, zoals dezelfde storing, dezelfde softwarefout of dezelfde aanval, geldt als één gebeurtenis.
13.3 Directe schade. Onder directe schade verstaan wij uitsluitend: (a) de redelijke kosten om de oorzaak en de omvang van de schade vast te stellen; (b) de redelijke kosten die u heeft gemaakt om onze prestatie alsnog aan de overeenkomst te laten beantwoorden, tenzij u de overeenkomst heeft ontbonden; (c) de redelijke kosten om schade te voorkomen of te beperken, voor zover u aantoont dat die kosten de schade ook echt hebben voorkomen of beperkt; (d) bij verlies van gegevens dat aan ons is toe te rekenen: de redelijke kosten om de gegevens van de periode sinds de laatste bruikbare back-up (artikel 4a.3) opnieuw in te voeren, voor zover die gegevens niet uit die back-up en niet uit uw eigen kopie (artikel 4a.6) konden worden teruggehaald.
13.4 Uitgesloten schade. Alle andere schade is uitgesloten, op welke grondslag de vordering ook rust. Daaronder vallen in elk geval: (a) indirecte schade en gevolgschade, zoals gederfde winst, gemiste omzet, gemiste besparingen, gemiste kansen, reputatieschade, verlies van goodwill, vertragingsschade, arbeidskosten en schade door bedrijfsstagnatie; (b) schade door verlies, beschadiging, onbereikbaarheid of onjuistheid van gegevens, voor zover die verder gaat dan de kosten van 13.3 onder (d); dat meerdere kunt u zelf afdekken met de back-ups van artikel 4a en uw eigen kopie van artikel 4a.6; (c) boetes, naheffingen, heffingen, rente, dwangsommen en kosten die een gemeente, de Belastingdienst, de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere instantie u oplegt; (d) aanspraken van eindgebruikers, medewerkers, betrokkenen of andere derden tegen u, behalve voor zover artikel 13.1 van de verwerkersovereenkomst anders bepaalt; (e) kosten van uw eigen personeel, adviseurs of vervangende systemen en van handmatige administratie, voor zover die niet onder 13.3 vallen; (f) lichamelijke of geestelijke schade, behalve in de gevallen van artikel 13.8.
13.5 Uw eigen domein. Wij zijn niet aansprakelijk voor schade die voortkomt uit zaken waarvoor u volgens deze voorwaarden zelf verantwoordelijk bent, waaronder: (a) de inhoud die u, uw medewerkers of uw eindgebruikers plaatsen en de moderatie daarvan (artikel 9.5); (b) uw facturen aan bewoners (artikel 10) en transacties in de verkoophoek; (c) uw verplichtingen als werkgever (artikel 9.3 en 9.4); (d) de juistheid en volledigheid van uw wettelijke registers, administratie en aangiften, en de door u te controleren berekende cijfers (artikel 10a); (e) de instellingen, tarieven, velden, doelgroepen en bewaartermijnen die u kiest, de rechten die u aan beheerders en medewerkers geeft, en verwijderingen die u, uw medewerkers of uw eindgebruikers uitvoeren; (f) het niet of niet tijdig gebruiken van de export- en downloadfuncties en het ontbreken van een eigen kopie (artikel 4a.6 en 15); (g) onjuiste of onvolledige gegevens die u of uw eindgebruikers hebben ingevoerd (artikel 9.12); (h) functies die als proef, bèta of nieuw zijn aangeduid (artikel 3.4); (i) het beheer van accounts, rechten en wachtwoorden (artikel 9.2) en het gebruik van het platform door iemand met uw inloggegevens of door personen aan wie u toegang heeft gegeven; (j) gebruik van het platform in strijd met de overeenkomst, de wet of onze schriftelijke instructies; (k) uw eigen apparatuur, internetverbinding, e-mail of software, de slagboominstallatie op uw park en andere diensten van derden die u zelf heeft gekozen; (l) antwoorden van de geautomatiseerde assistent Emma, automatische vertalingen en andere geautomatiseerde hulpmiddelen; dat zijn hulpmiddelen en belangrijke informatie controleert u zelf (artikel 10a.9); (m) de gevallen van artikel 4a.9 en 15.5; (n) overmacht (artikel 14).
13.6 Gegevensverlies door onze fout. Verliest u gegevens door een tekortkoming van ons, dan is onze verplichting het terugzetten van de laatste bruikbare back-up volgens artikel 4a.3 en 4a.8. Daarnaast vergoeden wij alleen de directe schade van 13.3, binnen het plafond van 13.2. Voor gegevensverlies in de gevallen van artikel 4a.9 zijn wij niet aansprakelijk.
13.7 Voorwaarden voor een aanspraak. Uw recht op schadevergoeding bestaat alleen als: (a) u de tekortkoming zo snel mogelijk, en uiterlijk binnen 60 dagen nadat u die heeft ontdekt of redelijkerwijs had moeten ontdekken, schriftelijk aan ons heeft gemeld met een duidelijke omschrijving (artikel 6:89 BW); bij gegevensverlies meldt u direct (artikel 4a.5), omdat een back-up maar 14 dagen bestaat; (b) u ons daarna schriftelijk in gebreke heeft gesteld met een redelijke termijn om het probleem alsnog op te lossen, en wij ook na die termijn toerekenbaar tekortschieten; dit geldt niet als nakoming blijvend onmogelijk is of als wij zelf hebben laten weten niet te zullen nakomen; en (c) u binnen 12 maanden nadat u de schade heeft ontdekt of redelijkerwijs had kunnen ontdekken een vordering bij de rechter heeft ingesteld. Meldt u niet binnen de termijn van (a), dan vervalt uw recht op schadevergoeding voor die tekortkoming. Elke rechtsvordering wegens een tekortkoming of een handelen of nalaten van ons verjaart in elk geval door verloop van 12 maanden als bedoeld onder (c).
13.8 Uitzonderingen. De beperkingen en uitsluitingen in dit artikel en in de artikelen 4a, 10a, 14 en 15 gelden niet: (a) bij opzet of bewuste roekeloosheid van onszelf of van onze leidinggevenden; (b) bij schade door dood of lichamelijk letsel; (c) voor zover dwingend recht een beperking of uitsluiting verbiedt; (d) voor de rechten van betrokkenen op grond van artikel 82 AVG; de onderlinge verdeling van die aansprakelijkheid tussen u en ons staat in artikel 13.1 van de verwerkersovereenkomst.
13.9 Vrijwaring. U vrijwaart ons, onze medewerkers en de door ons ingeschakelde hulppersonen tegen alle aanspraken van eindgebruikers, medewerkers, betrokkenen, overheidsinstanties en andere derden, inclusief boetes, dwangsommen, schadevergoedingen en de redelijke kosten van juridische bijstand, voor zover die aanspraken voortkomen uit: (a) de onderwerpen van artikel 13.5; (b) uw instructies aan ons en uw instellingen in het beheerdersportaal, waaronder de registervelden, eigen velden, doelgroepen en bewaartermijnen (artikel 10a.3 en artikel 4 van de verwerkersovereenkomst); (c) uw eigen verplichtingen als verwerkingsverantwoordelijke, zoals de grondslag voor de verwerking, het informeren van betrokkenen en het uitvoeren van een vereiste DPIA (artikel 9.8 en 9.9 en de verwerkersovereenkomst); (d) accounts die u heeft uitgegeven of toegang die u heeft verleend, ook als dat in strijd met artikel 9.7 aan iemand jonger dan 16 jaar is gebeurd; (e) het niet nakomen van artikel 4a, 9, 10 of 10a. Deze vrijwaring geldt niet voor het deel van een aanspraak dat is veroorzaakt door een tekortkoming van ons. Wij informeren u zo snel mogelijk over zo'n aanspraak.
13.10 Grondslagen en doorwerking. De beperkingen en uitsluitingen in dit artikel gelden voor elke grondslag: tekortkoming, onrechtmatige daad, de verwerkersovereenkomst en onderling regres. Iedereen die wij bij de uitvoering van de overeenkomst inschakelen, waaronder onze medewerkers, leveranciers, hulppersonen en subverwerkers, kan zich tegenover u op dit artikel beroepen.
13.11 Deelbaarheid. Blijft een onderdeel van dit artikel in een bepaald geval buiten toepassing, dan blijven de andere onderdelen volledig gelden. Blijkt een beperking of uitsluiting in een concreet geval niet houdbaar, dan blijft zij gelden voor het deel dat wel houdbaar is. Artikel 17.3 geldt daarnaast.
14.1 Kunnen wij een verplichting niet, niet op tijd of niet goed nakomen door een omstandigheid die niet aan onze schuld is te wijten en die ook niet krachtens de wet, een rechtshandeling of de in het verkeer geldende opvattingen voor onze rekening komt, dan is dat geen tekortkoming en zijn wij daarvoor niet aansprakelijk, ook niet voor gegevensverlies. Wij mogen onze verplichtingen opschorten zolang die omstandigheid duurt.
14.2 Onder overmacht verstaan wij, naast wat de wet en de rechtspraak daaronder verstaan, alle van buiten komende oorzaken, voorzien of niet voorzien, waarop wij geen invloed kunnen uitoefenen maar waardoor wij niet in staat zijn onze verplichtingen na te komen, ook als die omstandigheid bij het aangaan van de overeenkomst al te voorzien was. Daaronder vallen in elk geval, maar niet uitsluitend: (a) een tekortkoming van een ingeschakelde derde en storingen, fouten, uitval, defecten, gegevensverlies, wijzigingen, beperkingen of het staken van diensten bij onze hosting-, e-mail-, betaal-, pushmeldings- of andere leveranciers en subverwerkers, waaronder onze hostingpartij, Apple, Google, Mollie en de leverancier van de Hulplijn, ook als die leverancier daarvoor tegenover ons aansprakelijk is; (b) storingen in een dienst, website of software van een derde en fouten, beperkingen of kwetsbaarheden in software waarop het platform draait, zoals besturingssystemen, databases, browsers, appstores en programmabibliotheken, die wij redelijkerwijs niet konden voorzien of voorkomen; (c) cyberaanvallen, waaronder DDoS-aanvallen, inbraak, computervredebreuk door derden, ransomware, virusinfectie, malware en phishing, en dataverlies als gevolg van een computerstoring, die plaatsvinden ondanks de beveiligingsmaatregelen van artikel 6 van de verwerkersovereenkomst; (d) stroom-, netwerk- en internetstoringen, brand, diefstal, wateroverlast, weersinvloeden, verkeersbelemmeringen, schijf- en andere hardwaredefecten en storingen in datacenters; (e) overheidsmaatregelen, wetswijzigingen, quarantaine en beslissingen van Apple, Google of andere exploitanten van appstores of platforms over de beschikbaarheid of toelating van de apps; (f) ziekte, arbeidsongeschiktheid, persoonlijke of familieomstandigheden of overlijden van de natuurlijke persoon die OurStayOne drijft of van andere sleutelpersonen, zolang wij redelijkerwijs geen vervanging kunnen regelen; (g) epidemie, pandemie, natuurramp, oorlog, terrorisme, rellen, stakingen en vergelijkbare omstandigheden; (h) overmacht van onze leveranciers; en (i) iedere andere situatie waarop wij geen beslissende controle kunnen uitoefenen.
14.3 Ook bij overmacht doen wij wat redelijkerwijs mogelijk is om het platform zo snel mogelijk weer beschikbaar te maken. Wij informeren u zo snel als redelijkerwijs mogelijk via het beheerdersportaal of per e-mail. Gaan door overmacht gegevens verloren, dan zetten wij zodra dat kan de laatste bruikbare back-up terug (artikel 4a.3). Wat na het moment van die back-up is ingevoerd, voert u opnieuw in. Is er geen bruikbare back-up meer, dan bent u aangewezen op uw eigen kopie (artikel 4a.6). Verlies van gegevens van na de laatste bruikbare back-up hoort bij het risico van overmacht en is geen tekortkoming van ons.
14.4 Is het platform door overmacht langer dan 7 aaneengesloten dagen niet beschikbaar, dan brengen wij voor elke dag daarna geen abonnementskosten in rekening tot het platform weer beschikbaar is. Wij verrekenen dat met de eerstvolgende incasso.
14.5 Duurt de overmacht langer dan 30 aaneengesloten dagen, dan mogen beide partijen de overeenkomst schriftelijk beëindigen. U betaalt dan alleen voor de periode tot de beëindiging. Geen van beide partijen heeft dan recht op schadevergoeding. De exitregeling van artikel 15 geldt dan; was het platform op de einddatum door overmacht niet in bedrijf, dan begint de exporttermijn pas op de dag dat het weer in bedrijf is (artikel 15.2).
14.6 De meldplichten bij een datalek uit artikel 9 van de verwerkersovereenkomst blijven ook tijdens overmacht gelden.
15.1 Tot en met 30 dagen na de einddatum van de overeenkomst kunt u inloggen op het beheerdersportaal. U komt daar dan alleen nog bij Administratie, om de gegevens van uw park te exporteren met de functies van artikel 4a.6, in een gangbaar en machineleesbaar formaat (CSV en PDF). Op verzoek helpen wij daarbij. De andere onderdelen van het portaal en de app van uw eindgebruikers zijn vanaf de einddatum gesloten.
15.2 Na die 30 dagen wissen wij de gegevens van uw park definitief volgens de verwerkersovereenkomst; ook de bijbehorende foto's en bestanden gaan dan van de server. Terughalen is daarna niet meer mogelijk. Kopieën in onze back-ups verdwijnen automatisch zodra de bewaartermijn van die back-ups is verstreken (nu 14 dagen), en in elk geval uiterlijk 90 dagen na het einde van de overeenkomst. Wij herinneren u aan de exporttermijn per e-mail op de einddatum en op 14, 7 en 1 dag voor het einde van de termijn, op de e-mailadressen van uw beheerders en op uw factuuradres; het actueel houden van ten minste één bereikbaar e-mailadres is uw verantwoordelijkheid. Twee waarborgen: was het platform op de einddatum niet in bedrijf, dan begint de termijn pas op de dag dat het weer in bedrijf is; en lukt het ons in de hele termijn niet om ook maar één herinnering af te leveren, dan verlengen wij de termijn eenmalig met 30 dagen.
15.3 Bij het einde van uw parkabonnement vervalt ook de toegang van uw eindgebruikers. Heeft u opgezegd, dan sturen wij al uw bewoners vóór de einddatum een bericht in de app en per e-mail, in hun eigen taal, met de einddatum en de datum tot en met wanneer zij hun facturen en documenten nog in de app kunnen downloaden. Dat bericht gaat uit 7 dagen vóór de einddatum, of meteen bij uw opzegging als die later valt; trekt u de opzegging daarna in, dan laten wij uw bewoners weten dat de app open blijft. Deze berichten horen bij de werking van het platform en vallen daarmee onder uw instructies (artikel 4.1 van de verwerkersovereenkomst). Betaalde consumentenabonnementen van uw bewoners beëindigen wij op de einddatum; dat staat in hetzelfde bericht.
15.4 De wettelijke plichten om uw administratie en registers te bewaren, waaronder de fiscale bewaarplicht (artikel 52 AWR), de termijnen voor uw loonadministratie en de eisen van uw gemeentelijke verordening, rusten uitsluitend op u en gaan op geen enkel moment op ons over. Het platform is voor die gegevens een hulpmiddel, geen archiefdienst met wettelijke garantie (artikel 10a).
15.5 Wij zijn niet aansprakelijk voor schade, boetes, naheffingen of rente door het verlies van gegevens die u wettelijk zelf moet bewaren of anderszins nodig heeft, voor zover dat verlies het gevolg is van: (a) het wissen na afloop van de exporttermijn volgens dit artikel of de verwerkersovereenkomst; (b) door u gekozen bewaartermijnen, vaste bewaartermijnen of door u, uw medewerkers of uw eindgebruikers uitgevoerde verwijderingen (artikel 10a.3, 10a.4 en 4a.9); (c) het niet, niet tijdig of niet volledig gebruiken van de export- en downloadmogelijkheden, of het ontbreken van de eigen kopie van artikel 4a.6. Artikel 13 blijft daarnaast volledig van toepassing, inclusief de uitzonderingen van 13.8.
15.6 Kon u tijdens de exporttermijn meerdere dagen achter elkaar niet bij de exportfuncties door een storing aan onze kant of door overmacht, meld dat dan direct aan info@ourstayone.com. Wij stellen de verwijdering dan uit met de duur van die onderbreking.
15.7 Na de verwijdering van 15.2 bestaat er bij ons geen kopie meer van de gegevens van uw park. Wij kunnen die gegevens dan niet meer leveren, ook niet op verzoek van u, van een eindgebruiker, van uw accountant of van een instantie, en ook niet tegen betaling. De export van 15.1 is de enige vorm van teruggave van gegevens. Andere vormen, zoals een maatwerkexport of een kopie van een back-up, leveren wij alleen als wij dat vooraf schriftelijk met u afspreken, tegen een vergoeding, en alleen zolang de gegevens er nog zijn.
15.8 Bedenkt u zich? Zolang de exporttermijn loopt, kunt u uw abonnement in het beheerdersportaal (Instellingen, Abonnementen) weer aanzetten. Uw gegevens staan er dan nog precies zoals u ze achterliet. Na de exporttermijn kan dat niet meer: een nieuw abonnement begint dan met een lege omgeving.
16.1 Wij mogen deze voorwaarden wijzigen. Wijzigingen kondigen wij minimaal 1 maand vooraf aan per e-mail of via het beheerdersportaal.
16.2 Bent u het niet eens met een wijziging in uw nadeel, dan kunt u opzeggen tegen het einde van een betaalperiode voordat de wijziging ingaat.
17.1 Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
17.2 Geschillen leggen partijen eerst aan elkaar voor om samen tot een oplossing te komen. Partijen doen pas een beroep op de rechter nadat zij zich tot het uiterste hebben ingespannen het geschil in onderling overleg te beslechten. Lukt dat niet, dan is de rechter bevoegd in het arrondissement waar Prudon Beheer is gevestigd.
17.3 Is een bepaling van deze voorwaarden of van de verwerkersovereenkomst ongeldig, vernietigbaar of in een bepaald geval niet van toepassing, dan blijven alle andere bepalingen volledig gelden. In plaats van die bepaling geldt dan een bepaling die wel geldig is en die zo dicht mogelijk komt bij wat partijen met de oorspronkelijke bepaling bedoelden.
18.1 Wij mogen de uitvoering van de overeenkomst met onmiddellijke ingang opschorten als: (a) ons na het sluiten van de overeenkomst omstandigheden ter kennis zijn gekomen die goede grond geven te vrezen dat u uw verplichtingen niet zult nakomen; of (b) u uw verplichtingen tegenover ons niet nakomt. Wij stellen u daarvan schriftelijk op de hoogte.
18.2 Wij mogen de overeenkomst schriftelijk ontbinden als u de overeenkomst of deze voorwaarden niet of niet volledig nakomt en u geen gehoor heeft gegeven aan een ingebrekestelling. Is nakoming blijvend onmogelijk, dan kan een ingebrekestelling achterwege blijven.
18.3 Wij mogen de overeenkomst ook schriftelijk ontbinden als zich omstandigheden voordoen die nakoming onmogelijk maken of die van dien aard zijn dat ongewijzigde instandhouding van de overeenkomst naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid niet van ons kan worden gevergd, en als u surseance van betaling aanvraagt of verkrijgt, failliet wordt verklaard of een verzoek daartoe wordt ingediend, u niet meer aan uw schulden kunt voldoen, uw onderneming staakt of liquideert, onder curatele wordt gesteld of als er een bewindvoerder wordt benoemd.
18.4 Bij opschorting of ontbinding brengen wij de tot dat moment verrichte werkzaamheden en geleverde diensten in rekening. Wij zijn dan op geen enkele wijze gehouden tot vergoeding van schade of kosten die daardoor ontstaan, en wij behouden het recht schadevergoeding te vorderen. De exitregeling van artikel 15 blijft ook dan gelden: uw gegevens blijven de exporttermijn lang beschikbaar.
Dit document is met zorg opgesteld, maar zonder juridisch advies. Raadpleeg bij twijfel een jurist.
Versie 30 oktober 2026
Wat is er gewijzigd? Ten opzichte van de versie van 24 oktober 2026: artikel 1.3 noemt niet meer het betaalde abonnement van €1,99 per maand voor een extra mede-eigenaar; ook die gebruikt de app nu gratis. Verder ongewijzigd. De versie van 24 oktober 2026 wijzigde het volgende ten opzichte van die van 12 oktober 2026: artikel 7.9 en de tabel in artikel 7.4: de channel manager Channex.io Ltd (Verenigd Koninkrijk) loopt nu op het account van ons en is onze subverwerker; u heeft er geen eigen account of overeenkomst meer voor nodig. Het artikel zegt wat erheen gaat (beschikbaarheid, prijzen, de naam en het adres van het park) en wat terugkomt (de boeking met naam, e-mailadres, telefoonnummer en woonplaats van de gast). De versie van 12 oktober 2026 wijzigde het volgende ten opzichte van die van 10 oktober 2026: artikel 3 noemt bij vakantiegasten nu ook het delen van een verblijf met reisgenoten: deelt een gast zijn verblijf via de app, dan krijgt elke reisgenoot een eigen account zonder e-mailadres en zonder wachtwoord, wat u ook kiest voor het binnenkomen; de toelichting zegt wanneer dat account verdwijnt. Artikel 1.3 zegt nu ook dat u uit onze eigen verwerkingen alleen ontvangt wat de gast bij een verblijf bij u zelf verstuurt, plus zijn e-mailadres omdat hij daarmee inlogt, en de toelichting zegt dat het gastaccount bij u na vertrek ook verdwijnt als de gast zijn account laat bewaren. Het bewaren van een account en het onthouden van reisgenoten, die artikel 1.3 sinds de versie van 10 oktober 2026 vooraf beschreef, werken nu; geen park ziet een bewaard account of een lijst onthouden reisgenoten. De versie van 10 oktober 2026 wijzigde het volgende ten opzichte van die van 9 oktober 2026: artikel 1.3 noemt nu ook de inlog (het e-mailadres als inlognaam, het wachtwoord en welke accounts van dezelfde persoon bij verschillende parken aan elkaar gekoppeld zijn) en het technisch beheer met ons serverlog als onze eigen verwerkingen, en daarnaast het bewaren van een account na het laatste verblijf en het onthouden van reisgenoten, als de gast daarvoor kiest. Artikel 3 en de toelichting daaronder noemen wat er bij vakantiegasten bijkomt als u kiest voor binnenkomen met de boeking in plaats van met een account, en hoe lang dat blijft. Het nieuwe artikel 4.4 zegt dat wij de eigen gegevens van een betrokkene alleen aan hemzelf tonen als hij die wil gebruiken bij een verblijf bij een ander park. Het koppelen van accounts werkt al sinds 9 oktober 2026. Binnenkomen met de boeking werkt sinds 10 oktober 2026. Artikel 3 noemt bij vakantiegasten nu ook de bedrijfsnaam, het adres en het btw-nummer die een gast voor zijn factuur opgeeft; die blijven met de factuur zeven jaar. Bij een groepsboeking noemt artikel 3 de hoofdboeker en per accommodatie de naam en het e-mailadres van wie er slaapt, met dezelfde termijnen. Artikel 7.7 zei dat wij geen bankrekeningnummers van betalers ontvangen; bij Pay.nl ontvangen wij voor een machtiging eenmalig het IBAN en de naam van de rekeninghouder, die wij direct teruggeven en niet bewaren. Dat staat er nu. Artikel 2 en 3 noemen nu ook de kassa aan de balie, het inlezen van bankafschriften, de verhuur voor eigenaren met de eigenarenafrekening, het herkennen van een terugkerende gast binnen uw park en een slot- of thermostaatsysteem dat u koppelt. Artikel 7.8 noemt nu ook de vraag om een beoordeling na vertrek als WhatsApp-bericht. De kop noemt deze overeenkomst nu een bijlage bij de voorwaarden voor parken, zoals die in artikel 1.2 ook hotels, jachthavens en andere verblijfsaccommodaties omvatten. In de lijst van subverwerkers staat bij Apple en Google nu wat er met een pushmelding meegaat. De versie van 9 oktober 2026 wijzigde het volgende ten opzichte van die van 8 oktober 2026: de handelsnaam van het platform is OurStayOne in plaats van OurStay (de naam van 4 tot 9 oktober 2026). Daarnaast: het nieuwe artikel 7.9 beschrijft wat er gebeurt als u uw accommodaties via een verkoopkanaal aanbiedt met uw eigen Channex-account: Channex is dan uw eigen verwerker, geen subverwerker van ons; wij sturen beschikbaarheid en prijzen en halen de boekingen van de verkoopkanalen op. De versie van 8 oktober 2026 wijzigde ten opzichte van die van 4 oktober 2026: artikel 7.7 noemt nu ook Pay.nl als betaaldienstverlener, naast Mollie en Stripe, en het nieuwe artikel 7.8 beschrijft wat er gebeurt als u de WhatsApp-berichten aan gasten aanzet: Meta Platforms Ireland Limited is dan uw eigen verwerker, geen subverwerker van ons, en wij geven Meta in uw opdracht per bericht het telefoonnummer van de gast en de inhoud van het sjabloon (naam, accommodatie, aankomst- en vertrekdatum, in- en uitchecktijd, de app-link en bij een betaalherinnering het openstaande bedrag met de betaallink); verder ongewijzigd. De versie van 4 oktober 2026 wijzigde het volgende ten opzichte van die van 24 september 2026: de handelsnaam van het platform is OurStay in plaats van Park Community; de onderneming erachter (Prudon Beheer), de artikelen en de inhoud zijn ongewijzigd. De versie van 24 september 2026 wijzigde het volgende ten opzichte van die van 21 september 2026: het nieuwe artikel 7.7 beschrijft wat er gebeurt als u uw eigen betaalrekening (Mollie of Stripe) koppelt: die betaaldienstverlener is dan uw eigen verwerker (of zelfstandig verantwoordelijke), niet onze subverwerker, en wij geven hem per betaling alleen het bedrag, een omschrijving met het factuur- of boekingskenmerk en de naam van uw park; bij een machtiging ook de naam en het e-mailadres van de bewoner. De versie van 21 september 2026 wijzigde het volgende ten opzichte van die van 14 september 2026: artikel 3 noemt nu ook de uitbreidingen Verhuur & boekingen, Schoonmaak en Automatiseringen: bij vakantiegasten de gegevens van een boeking, en bij medewerkers de schoonmaaktaken die zij uitvoeren. Het nieuwe artikel 7.6 zegt dat een systeem dat u zelf aan het platform koppelt (een boekingssite, een channel manager, uw eigen reserveringssysteem) geen subverwerker van ons is. Verder is er aan die versie niets veranderd. De versie van 14 september 2026 wijzigde het volgende ten opzichte van die van 3 september 2026: artikel 6.1 beschrijft nu de beperking van medewerkerstoegang tot werktijd en de rechten per medewerker, en vermeldt dat onze uitgaande e-mail via Google Workspace loopt in plaats van via de mailserver van TransIP. In de subverwerkerslijst van artikel 7.4 is TransIP als e-mailprovider daarom vervangen door Google Ireland Limited, met doorgifte buiten de EU op basis van het EU-US Data Privacy Framework. Artikel 3 noemt nu ook de ondertekende parkdocumenten: bij bewoners de naam, rol, kavelnummer, het tijdstip van ondertekenen, de titel en vingerafdruk van het bestand en de handtekening als afbeelding, plus de handtekening die een bewoner zelf bewaart; bij medewerkers de documenten die zij ondertekenen; en bij beheerders de handtekening van het park. Wij melden deze wijzigingen volgens artikel 7.2.
Bijlage 1 bij de Algemene voorwaarden OurStayOne voor parken
Deze verwerkersovereenkomst is integraal onderdeel van de overeenkomst tussen Prudon Beheer (OurStayOne, "wij") en het park ("u"). Zij geldt automatisch zodra u een parkabonnement afsluit; een aparte handtekening is niet nodig. Deze overeenkomst bevat alle onderdelen die artikel 28 lid 3 van de AVG voorschrijft.
1.1 U bepaalt het doel en de middelen van de verwerking van de gegevens van uw bewoners, gasten en medewerkers. U bent daarom verwerkingsverantwoordelijke; wij zijn uw verwerker (artikel 28 AVG).
1.2 U blijft zelf verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de verwerking: een geldige grondslag, het informeren van betrokkenen en het naleven van bijzondere regels, zoals het verbod om de aard van een ziekte te registreren.
1.3 Buiten deze verwerkersovereenkomst vallen de verwerkingen waarvoor wij zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn: een betaald abonnement dat een eindgebruiker ooit bij ons afsluit en de incasso daarvan (op dit moment zijn er geen), onze eigen klantadministratie, onze marketing, de inlog van bewoners, gasten, medewerkers en beheerders (het e-mailadres als inlognaam, het wachtwoord en welke accounts van dezelfde persoon bij verschillende parken aan elkaar gekoppeld zijn), het technisch beheer van het platform (ons serverlog), en, als de gast daarvoor kiest, het bewaren van zijn account na zijn laatste verblijf en het onthouden van zijn reisgenoten. Uit die eigen verwerkingen ontvangt u alleen wat de gast bij een verblijf bij u zelf verstuurt, plus zijn e-mailadres omdat hij daarmee inlogt. Daarvoor geldt onze privacyverklaring.
| Onderdeel | Invulling |
|---|---|
| Onderwerp | Het hosten en verwerken van persoonsgegevens van uw bewoners, gasten en medewerkers in het OurStayOne platform |
| Duur | De looptijd van uw parkabonnement, plus de export- en verwijderperiode van artikel 12 |
| Aard | Opslaan, structureren, weergeven, doorsturen (onder andere pushmeldingen, e-mail en vertaling), back-uppen en verwijderen |
| Doel | Parkadministratie, het uitnodigen van bewoners voor de app, communicatie (chat, meldingen, de geautomatiseerde assistent Emma), gastenbeheer en slagboomtoegang, het wettelijke nachtregister en de toeristenbelasting-administratie, storingsafhandeling, onderhoud en veiligheid met werkbonnen en keuringen, het rondje langs een huisje bij een gemelde afwezigheid, bestellingen bij de parkhoreca, de verhuur van accommodaties met boekingen en koppelingen met systemen die u zelf kiest (zoals een slot- of thermostaatsysteem), het herkennen van een terugkerende gast binnen uw park, de verhuur voor eigenaren met de eigenarenafrekening, de kassa aan de balie, het inlezen van bankafschriften om ontvangsten aan facturen en boekingen te koppelen, schoonmaaktaken, eigen automatische regels, facturen van het park aan bewoners, meterstanden en energie-afrekeningen, reserveringen, de ledenvergadering met stemmen, leesbevestigingen, het archief met automatische bewaartermijnen, en voor personeel roosters, verlof, ziekmeldingen, gewerkte tijden, declaraties, loonstroken en het personeelsdossier |
| Categorie betrokkenen | Soorten persoonsgegevens |
|---|---|
| Bewoners (eigenaren, mede-eigenaren, langetermijnhuurders) | Naam, e-mailadres, telefoonnummer, kavelnummer, woonadres (bij langetermijnhuurders), kenteken (slagboom), bij eigenaren van wie u de accommodatie verhuurt de bemiddelingsafspraak, de periodes van eigen gebruik en de afrekeningen, ontvangsten uit uw bankafschrift die aan hun facturen zijn gekoppeld (datum, bedrag en naam van de betaler; IBAN en omschrijving worden bij het inlezen gelezen en niet bewaard), meterstanden met bewijsfoto, stemmen en volmachten bij de ledenvergadering, leesbevestigingen (als het park die module gebruikt), chatberichten en foto's, storingsmeldingen met foto's, afwezigheidsmeldingen met de notitie voor het parkteam en de rondjes die het team daarbij vastlegt (Let op mijn huisje), bestellingen bij de parkhoreca met de bestelde artikelen, het afhaalmoment en een opmerking, facturen van het park, ondertekende parkdocumenten (naam, rol, kavelnummer, tijdstip van ondertekenen, titel en vingerafdruk van het bestand en de handtekening als afbeelding) en de handtekening die een bewoner zelf bewaart voor een volgend document |
| Vakantiegasten en hun medereizigers | Naam, e-mailadres, telefoonnummer, verblijfplek, aankomst- en vertrekdatum, woonplaats, aantal personen en het soort getoonde identiteitsbewijs (nooit het nummer en nooit een kopie); afhankelijk van de instellingen van het park ook nationaliteit, geboortedata, namen en geboortedata van medereizigers, kenteken en eigen velden die het park heeft gedefinieerd; chatberichten met de receptie en met Emma; bestellingen bij de parkhoreca met de bestelde artikelen, het afhaalmoment en een opmerking; kassabonnen die aan de balie zijn afgerekend, met het e-mailadres en de naam als de gast de bon gemaild wil hebben; bij een boeking via de uitbreiding Verhuur & boekingen: hoe vaak en wanneer de gast eerder in uw park verbleef (herkend aan e-mailadres of telefoonnummer, alleen binnen uw park), ontvangsten uit uw bankafschrift die aan de boeking zijn gekoppeld, naam, e-mailadres, telefoonnummer, kenteken, woonplaats en taal van de gast, en als de gast die opgeeft voor de factuur ook bedrijfsnaam, adres en btw-nummer (bij een groepsboeking van de hoofdboeker, plus per accommodatie de naam en het e-mailadres van wie er slaapt), de accommodatie, de periode, het aantal volwassenen en kinderen, de prijs en de betalingen die u noteert, uw notitie bij de boeking, en via welk kanaal de boeking binnenkwam met het nummer van dat kanaal. Twaalf maanden na vertrek verdwijnen het e-mailadres, het telefoonnummer, het kenteken, de woonplaats en uw notitie uit de boeking, en bij een groepsboeking ook uit de groep en het e-mailadres van wie per accommodatie slaapt; de naam, de periode, de bedragen en de factuur aan de gast (met bedrijfsnaam, adres en btw-nummer als de gast die opgaf) blijven zeven jaar voor uw administratie en verdwijnen daarna ook. Kiest u ervoor dat gasten met hun boeking binnenkomen in plaats van met een account, dan ook: de persoonlijke link of QR-code bij de boeking (wij bewaren daarvan alleen een onleesbare vingerafdruk), langs welke weg die is verstuurd en wanneer die is gebruikt, het soort toestel waarmee het verblijf of de deur is geopend, een pincode voor de deur die wij alleen onleesbaar bewaren, en een gastaccount zonder e-mailadres en zonder wachtwoord voor dat ene verblijf, met de naam uit de boeking. Deelt een gast zijn verblijf via de app met een reisgenoot (bij een boeking via Verhuur & boekingen, wat u ook kiest voor het binnenkomen), dan ook: per reisgenoot een nummer en wanneer de link is gemaakt en geopend (van de link alleen een onleesbare vingerafdruk), een account zonder e-mailadres en zonder wachtwoord met de naam Reisgenoot en het nummer (die de reisgenoot zelf kan wijzigen), de taal, het akkoord met de voorwaarden en het soort toestel, en een pincode voor de deur die de gast voor zijn reisgenoten kiest en die wij alleen onleesbaar bewaren |
| Bezoekers (daggasten met tijdelijk kenteken) | Naam, bezoekdatum, kenteken en het tijdstip van de eerste slagboompassage |
| Medewerkers van het park | Naam, functie, contracturen, geboortedatum, adres, IBAN, loongegevens en keuze loonheffingskorting, rooster, verlofaanvragen, ziekmeldingen (alleen de begindatum en de datum van herstel), in- en uitkloktijden met de pauzeminuten, loonstroken en jaaropgaven, declaraties, noodcontactpersoon, personeelsdossier (ook na uitdiensttreding, volgens de ingestelde bewaartermijn); daarnaast, met hun naam erbij, de werkbonnen die aan hen zijn toegewezen met de foto's vooraf en achteraf en hun terugkoppeling, de keuringen die zij aftekenen met meetwaarde, opmerking en eventuele foto, de rondjes die zij lopen bij een afwezige bewoner, de schoonmaaktaken die aan hen zijn toegewezen met wat zij afvinken, de foto's vooraf en achteraf, hun opmerkingen en de begin- en eindtijd, en de documenten die zij ondertekenen met tijdstip, vingerafdruk van het bestand en hun handtekening als afbeelding, en de kassabonnen en dagafsluitingen die zij aan de balie maken |
| Genodigden die nog geen account hebben | E-mailadres en, als u die erbij zet, naam en kavelnummer, plus het bedoelde accounttype en een eenmalige uitnodigingscode |
| Beheerders en receptiemedewerkers | Naam, e-mailadres, rol en rechten, beheer- en moderatiehandelingen, en de handtekening van het park als afbeelding als u die vastlegt |
Toelichting: ziekmeldingen bevatten alleen de begindatum en de datum van herstel. De functie heeft bewust geen veld voor de aard van de ziekte en u mag die informatie ook niet in vrije velden of chats vastleggen. Gastaccounts worden na vertrek automatisch verwijderd; de gegevens die wettelijk in het nachtregister horen, blijven daarna volgens de door u ingestelde bewaartermijn bewaard en worden daarna automatisch verwijderd. Kiest u ervoor dat gasten met hun boeking binnenkomen, dan werkt de persoonlijke link tot en met de vertrekdag, verdwijnt het gastaccount zonder wachtwoord de dag na vertrek en verdwijnt de vingerafdruk van de link twee dagen na vertrek. Het account van een reisgenoot met wie de gast zijn verblijf deelt, verdwijnt op dezelfde manier, en eerder als de gast of uw receptie hem weghaalt. Kiest een gast ervoor zijn account te bewaren na zijn laatste verblijf, dan bewaren wij dat buiten uw park (artikel 1.3); zijn gastaccount bij u verdwijnt evengoed na vertrek. Welke extra registervelden en eigen velden worden vastgelegd en welke bewaartermijnen gelden, bepaalt u zelf met de instellingen in het beheerdersportaal; die instellingen gelden als uw instructie aan ons. De automatische opschoning (verlopen registerregels, anonimisering van kentekens, personeelsdossiers na uitdiensttreding, verlopen loonstroken, afwezigheden met hun rondjes 30 dagen na de thuiskomstdatum, bestellingen na 90 dagen, en uitnodigingen 90 dagen na het versturen of 30 dagen nadat de genodigde zich heeft aangemeld) is een technische maatregel die wij namens u uitvoeren. Werkbonnen en keuringen schonen wij bewust niet automatisch op: die zijn bedoeld als bewijs van uitgevoerd onderhoud. Wilt u ze eerder weg, dan verwijdert u ze zelf in het beheerdersportaal; bij het einde van de overeenkomst verdwijnen ze volgens artikel 12.
4.1 Wij verwerken de gegevens uitsluitend op basis van uw schriftelijke instructies en nooit voor eigen doeleinden. Deze overeenkomst, de functionaliteit van het platform en uw instellingen en handelingen in het beheerdersportaal gelden samen als uw schriftelijke instructies. Dit geldt ook voor doorgiften naar landen buiten de EU (artikel 7).
4.2 Vinden wij dat een instructie in strijd is met de AVG of andere privacywetgeving, dan informeren wij u daarover direct.
4.3 Zijn wij op grond van Unierecht of Nederlands recht verplicht tot een verwerking, dan informeren wij u daarover vooraf, tenzij die wetgeving dat verbiedt.
4.4 Vraagt een betrokkene om zijn eigen gegevens te gebruiken bij een verblijf bij een ander park, dan tonen wij die alleen aan hemzelf, zodat hij ze zelf kan opgeven; dat geldt als uw instructie.
Alle personen die onder ons gezag persoonsgegevens verwerken, hebben zich contractueel tot geheimhouding verplicht of zijn gebonden aan een wettelijke geheimhoudingsplicht. Wij geven alleen toegang aan personen die de gegevens nodig hebben voor hun taak.
6.1 Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen (artikel 32 AVG). In elk geval:
6.2 Wij mogen maatregelen actualiseren, zolang het beveiligingsniveau niet daalt.
7.1 U geeft ons een algemene machtiging om de subverwerkers uit de tabel hieronder in te schakelen (artikel 28 lid 2 AVG).
7.2 Willen wij een subverwerker toevoegen of vervangen, dan melden wij dat minimaal 30 dagen vooraf per e-mail of via het beheerdersportaal. U kunt binnen die termijn schriftelijk bezwaar maken. Vinden wij samen geen oplossing, dan kunt u de overeenkomst opzeggen tegen het einde van de lopende betaalperiode.
7.3 Wij leggen elke subverwerker dezelfde verplichtingen op als in deze verwerkersovereenkomst en blijven tegenover u aansprakelijk voor de nakoming door die subverwerker alsof wij de verwerking zelf uitvoerden (artikel 28 lid 4 AVG), binnen de grenzen van artikel 13.1 van deze overeenkomst en artikel 13 van de algemene voorwaarden.
7.4 Actuele subverwerkerslijst:
| Subverwerker | Land | Dienst | Doorgifte buiten de EU |
|---|---|---|---|
| TransIP B.V., Nederland | EU | Hosting, opslag en back-ups | Nee |
| Google Ireland Limited (Google Workspace) | Ierland, met beheertoegang vanuit de VS door Google LLC | Verzenden van e-mail (SMTP): herstelcodes, uitnodigingen en accountmail, aankondigingen en meldingen per e-mail, facturen en betalingsherinneringen, loonstroken en de herinneringen tijdens de uitloopperiode | Ja; Google is gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework |
| Mollie B.V. | Nederland | Betalingen en automatische incasso | Nee |
| Apple Inc. | VS | Pushmeldingen iOS (APNs): het apparaattoken en de titel en korte tekst van de melding, bij een chatbericht de naam van de afzender en het begin van het bericht | Ja; Apple is gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework |
| Google LLC | VS | Pushmeldingen Android (FCM): het apparaattoken en de titel en korte tekst van de melding, bij een chatbericht de naam van de afzender en het begin van het bericht | Ja; Google is gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework |
| Anthropic PBC | VS | De Hulplijn in het beheerdersportaal: het opstellen van het antwoord op de vraag die u of uw medewerker daar stelt, inclusief een schermafbeelding die u er zelf bij stuurt | Ja; op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (artikel 46 lid 2 AVG) uit de verwerkersvoorwaarden van Anthropic |
| Channex.io Ltd | Verenigd Koninkrijk | Verkoopkanalen (alleen als u die heeft aangezet): de beschikbaarheid en prijzen per nacht van de accommodaties en de naam, het adres en het contactadres van het park gaan erheen; de boekingen van Booking.com, Airbnb en Expedia komen eruit (naam, e-mailadres, telefoonnummer en woonplaats van de gast, het aantal personen, de periode en het bedrag) | Ja; het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het Verenigd Koninkrijk |
| Open-Meteo | Zie toelichting | Weergegevens | Verwerkt geen persoonsgegevens |
7.5 Toelichting: doorgifte aan Apple en Google is toegestaan op basis van het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het EU-US Data Privacy Framework (artikel 45 AVG). Dat geldt voor de pushmeldingen en voor onze uitgaande e-mail: die loopt via Google Workspace, waarbij Google Ireland Limited onze contractspartij is, de mailboxen in de Europese Unie staan en Google LLC in de Verenigde Staten er voor beheer en ondersteuning bij kan. Vervalt dat besluit, dan zorgen wij voor een ander geldig doorgiftemechanisme (zoals standaardcontractbepalingen) of beëindigen wij de doorgifte. De doorgifte aan Anthropic rust op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (artikel 46 lid 2 AVG). Anthropic ontvangt uitsluitend wat u of uw medewerker in de Hulplijn typt of als schermafbeelding meestuurt; wij sturen daar geen gegevens uit uw parkadministratie naartoe en de Hulplijn zit niet in de app van uw bewoners en gasten. Staat er op zo'n schermafbeelding een naam, een kavelnummer of een registerregel, dan zijn dat uw gegevens en is Anthropic voor dat deel uw subverwerker; wilt u dat niet, laat de schermafbeelding dan weg of maak bezwaar volgens artikel 7.2. Open-Meteo ontvangt alleen de locatie van het park en geen persoonsgegevens. De automatische vertaling NL/DE/EN staat niet in deze lijst omdat daar geen andere partij aan te pas komt: die draait als eigen programma op dezelfde server binnen de EU als het platform zelf (bij de hostingpartij die hierboven al in deze lijst staat), zodat berichten en parkteksten onze omgeving niet verlaten. Onze software kent maar één vertaaladres, dat van die eigen server; er is geen instelling en geen uitwijkroute waarmee tekst alsnog naar een vertaaldienst van een ander bedrijf gaat. Is die vertaalserver even niet bereikbaar, dan blijft de tekst onvertaald in de oorspronkelijke taal staan. Willen wij ooit toch een vertaaldienst van een ander inschakelen, dan is dat een nieuwe subverwerker en melden wij dat eerst 30 dagen vooraf volgens artikel 7.2. Voor de incasso van de eigen consumentenabonnementen treden wij op als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke, met Mollie als betaaldienstverlener.
7.6 Koppelt u zelf een ander systeem aan het platform (een boekingssite via een agenda-link, een channel manager of uw eigen reserveringssysteem via een sleutel, of een webadres waar wij berichten naartoe sturen), dan gaan gegevens van boekingen op uw aanwijzing naar dat systeem. Dat systeem kiest u zelf en het is geen subverwerker van ons; de afspraken met de aanbieder ervan maakt u zelf. Wij bewaren van een sleutel alleen een vingerafdruk, ondertekenen elk bericht dat wij sturen, en zetten in een agenda-link die wij uitgeven nooit de naam van een gast.
7.7 Koppelt u uw eigen rekening bij een betaaldienstverlener (Mollie, Stripe of Pay.nl) aan het platform (artikel 10a.12 van de algemene voorwaarden), dan is die betaaldienstverlener uw eigen verwerker of zelfstandig verantwoordelijke op grond van de overeenkomst tussen u en hem, en geen subverwerker van ons. Wij geven hem in uw opdracht per betaling het bedrag, een omschrijving met het factuur- of boekingskenmerk en de naam van uw park; geeft een bewoner een machtiging voor automatische incasso, dan ook zijn naam en e-mailadres, omdat de betaaldienstverlener die nodig heeft om de machtiging aan een klant te koppelen. Wat hij ons terugmeldt (de status van een betaling, het kenmerk van een machtiging en de gebruikte betaalwijze) verwerken wij alleen om de factuur of boeking in uw administratie bij te werken. Bankrekeningnummers van betalers bewaren wij niet. Alleen bij Pay.nl ontvangen wij na een iDEAL-betaling met de keuze voor automatische incasso eenmalig het IBAN en de naam van de rekeninghouder van Pay.nl; die geven wij direct aan Pay.nl terug om de machtiging te maken, zonder ze op te slaan.
7.8 Zet u bij Verhuur de WhatsApp-berichten aan gasten aan, dan koppelt u daarvoor uw eigen WhatsApp Business-account bij Meta Platforms Ireland Limited (met verwerking door Meta Platforms, Inc. in de Verenigde Staten, gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework). Meta is dan uw eigen verwerker of zelfstandig verantwoordelijke op grond van de overeenkomst tussen u en Meta, en geen subverwerker van ons; de voorwaarden van WhatsApp Business aanvaardt u zelf. Wij geven Meta in uw opdracht per bericht het telefoonnummer van de gast en de inhoud van het door Meta goedgekeurde sjabloon dat u heeft gekozen: de naam van de gast, de accommodatie, de aankomst- en vertrekdatum, de in- en uitchecktijd, de link naar de app, bij een betaalherinnering het openstaande bedrag en de betaallink, en bij de vraag om een beoordeling na vertrek de naam van de gast, de accommodatie en de link naar het beoordelingsformulier. Wat Meta ons terugmeldt (een bericht-id en of het bericht is aangenomen) verwerken wij alleen om op de boeking vast te leggen dat het bericht is gegaan. Uw toegangstoken bewaren wij versleuteld en tonen wij niet meer; vermoedt u misbruik, dan trekt u het in bij Meta en vult u een nieuw token in. U zorgt zelf dat uw gasten weten dat zij berichten via WhatsApp kunnen krijgen; de boekingspagina van het platform zegt dat bij het telefoonveld.
7.9 Biedt u uw accommodaties aan via een verkoopkanaal (Booking.com, Airbnb, Expedia) en zet u daarvoor Verkoopkanalen aan, dan loopt dat via de channel manager Channex.io Ltd (Verenigd Koninkrijk) op het account van ons; u heeft daar geen eigen account of overeenkomst voor nodig. Channex is dan onze subverwerker en staat in de tabel van artikel 7.4; de doorgifte naar het Verenigd Koninkrijk rust op het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie. Wij sturen Channex in uw opdracht de beschikbaarheid en de prijzen per nacht van uw accommodaties (geen persoonsgegevens) en de naam, het adres en het contactadres van uw park, en halen bij Channex de boekingen op die via een verkoopkanaal zijn gemaakt (naam, e-mailadres, telefoonnummer en woonplaats van de gast, het aantal personen, de periode en het bedrag), die wij voor u in de verhuurkalender zetten. Wat de verkoopkanalen zelf (Booking.com, Airbnb, Expedia) bewaren, valt onder uw afspraken met die kanalen; zij zijn geen subverwerker van ons. Zet u Verkoopkanalen uit, dan sturen wij Channex niets meer; wat Channex over uw park bewaart, verwijdert Channex volgens zijn eigen termijnen (uiterlijk negentig dagen na het laatste actieve kanaal).
8.1 Vraagt een bewoner, gast of medewerker ons om inzage, rectificatie, verwijdering of een ander AVG-recht met betrekking tot parkgegevens, dan sturen wij dat verzoek binnen 5 werkdagen aan u door. Wij handelen het niet zelf af, tenzij u ons daarom vraagt.
8.2 Wij helpen u met passende technische middelen om zulke verzoeken af te handelen, zoals inzage- en exportfuncties en correctie- en verwijdermogelijkheden in het beheerdersportaal.
9.1 Ontdekken wij een inbreuk in verband met persoonsgegevens (datalek) die uw parkgegevens raakt, dan melden wij dat zonder onredelijke vertraging, uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking, per e-mail aan uw beheerder.
9.2 De melding bevat, voor zover dan bekend: de aard van de inbreuk, de betrokken gegevens en categorieën betrokkenen, de waarschijnlijke gevolgen, de genomen en voorgestelde maatregelen en een contactpunt. Informatie die later beschikbaar komt, leveren wij na.
9.3 U beoordeelt en verzorgt als verwerkingsverantwoordelijke de melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens (binnen 72 uur) en zo nodig aan betrokkenen. Wij ondersteunen u daarbij en documenteren alle inbreuken en de genomen maatregelen.
10.1 Wij helpen u, rekening houdend met de aard van de verwerking, bij gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (DPIA's) en bij een eventuele voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens (artikelen 35 en 36 AVG).
10.2 Let op: volgens de DPIA-lijst van de Autoriteit Persoonsgegevens kan met name de medewerkersmodule (ziekmeldingen) bij grootschalig gebruik een DPIA vereisen. Die beoordeling is uw verantwoordelijkheid als werkgever; wij leveren op verzoek de benodigde informatie over de werking en beveiliging van het platform.
11.1 Wij stellen u alle informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat wij aan artikel 28 AVG voldoen.
11.2 U mag maximaal één keer per 12 maanden een audit (laten) uitvoeren, aangekondigd met een termijn van minimaal 14 dagen, tijdens kantooruren en zonder toegang tot gegevens van andere parken. Wij beantwoorden eerst schriftelijke vragen; geeft dat aanleiding, dan volgt een audit op locatie of via een videosessie. De kosten van de audit draagt u, tenzij ernstige tekortkomingen worden vastgesteld.
12.1 Na het einde van de overeenkomst kunt u alle parkgegevens nog 30 dagen exporteren (artikel 15 van de algemene voorwaarden).
12.2 Daarna verwijderen wij alle persoonsgegevens van uw park binnen 30 dagen. Kopieën in back-ups worden automatisch overschreven en zijn verdwenen zodra de bewaartermijn van die back-ups is verstreken (nu veertien dagen), en in elk geval uiterlijk 90 dagen na het einde van de overeenkomst.
12.3 Wij bewaren alleen wat wij wettelijk moeten bewaren, zoals factuurgegevens over uw abonnement (7 jaar fiscale bewaarplicht). Voor die gegevens zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke.
12.4 Op verzoek bevestigen wij de verwijdering schriftelijk.
13.1 Aansprakelijkheid en onderlinge verdeling.
(a) Tegenover betrokkenen. Uw bewoners, gasten en medewerkers houden altijd hun rechten uit artikel 82 AVG. Niets in deze overeenkomst of in de algemene voorwaarden beperkt die rechten; een betrokkene kan bij schade zowel u als ons aanspreken, ieder volgens de wettelijke regels. Dit lid regelt alleen hoe u en wij de aansprakelijkheid onderling verdelen. Wordt een van ons door een betrokkene of een toezichthouder aangesproken, dan informeren wij elkaar direct en werken wij samen aan de afhandeling.
(b) Waarvoor wij aansprakelijk zijn. Tegenover u zijn wij alleen aansprakelijk voor schade die is veroorzaakt doordat wij een verplichting die de AVG specifiek aan verwerkers oplegt of een verplichting uit deze overeenkomst niet zijn nagekomen, of doordat wij buiten of in strijd met uw rechtmatige instructies hebben gehandeld (artikel 82 lid 2 AVG). Wat u ons via de instellingen en functies van het platform opdraagt, geldt daarbij als uw instructie (artikel 4.1). Een inbreuk in verband met persoonsgegevens die ontstaat ondanks de maatregelen van artikel 6 is op zichzelf nog geen tekortkoming van ons; wij zijn daarvoor alleen aansprakelijk als de inbreuk is te wijten aan het niet nakomen van onze verplichtingen zoals hier omschreven.
(c) Waarvoor u verantwoordelijk bent. Voor al het overige rond de verwerking bent u als verwerkingsverantwoordelijke aansprakelijk, ook tegenover ons. Daaronder vallen in elk geval: de grondslag, het doel en de rechtmatigheid van de verwerking; het informeren van betrokkenen; het uitvoeren van een vereiste DPIA; de keuze van registervelden, eigen velden, doelgroepen en bewaartermijnen; het vastleggen van gegevens die u niet mag vastleggen (zoals de aard van een ziekte, identiteitsbewijsnummers of bijzondere persoonsgegevens); de rechten die u aan beheerders en medewerkers geeft; uw moderatie; de inhoud en juistheid van de gegevens; het handelen van uw beheerders, medewerkers en eindgebruikers; het niet gebruiken van de export- en verwijdermogelijkheden; en het niet of te laat uitvoeren van uw eigen meld- en beoordelingsplichten (artikel 9 en 10). Schade, boetes, dwangsommen en aanspraken van betrokkenen die daaruit voortkomen, komen voor uw rekening.
(d) Regres en vrijwaring. Betaalt een van ons aan een betrokkene meer dan zijn aandeel volgens dit lid (artikel 82 lid 4 en 5 AVG), dan vergoedt de ander dat meerdere. U vrijwaart ons tegen aanspraken van betrokkenen, van de Autoriteit Persoonsgegevens en van andere derden, inclusief boetes, dwangsommen en de redelijke kosten van juridische bijstand, voor zover die voortkomen uit de omstandigheden onder (c) (zie ook artikel 13.9 van de algemene voorwaarden). Deze vrijwaring geldt niet voor het deel van een aanspraak dat is veroorzaakt door een tekortkoming van ons. Wij vergoeden u de schade die u lijdt door onze eigen tekortkoming onder (b), binnen de grenzen van (f).
(e) Subverwerkers. Voor onze subverwerkers staan wij tegenover u in alsof wij de verwerking zelf uitvoerden (artikel 7.3 en artikel 28 lid 4 AVG). Onze aansprakelijkheid daarvoor valt onder dezelfde regeling en dezelfde grenzen als onze eigen verwerking.
(f) Plafond, termijnen en boetes. Voor onze aansprakelijkheid tegenover u, ook voor het regres onder (d) en de aansprakelijkheid voor subverwerkers onder (e), geldt artikel 13 van de algemene voorwaarden: de beperking tot directe schade, het plafond van artikel 13.2, de klacht- en vervaltermijnen van artikel 13.7 en de uitsluitingen. Een boete die een toezichthouder aan een van ons oplegt, draagt die partij zelf; komt een boete die aan ons is opgelegd voort uit de omstandigheden onder (c), dan geldt de vrijwaring onder (d). Staat de wet die vrijwaring voor een boete in een concreet geval niet toe, dan blijft de rest van dit lid gelden.
(g) Gegevensverlies. Onbedoeld verlies of onbedoelde vernietiging van persoonsgegevens geldt volgens de AVG als een inbreuk en behandelen wij volgens artikel 9. Verwijdering op uw instructie, na afloop van een door u ingestelde of vaste bewaartermijn, of na het einde van de exporttermijn (artikel 12) is geen inbreuk en geen tekortkoming van ons. Voor back-ups, herstel, uw eigen kopie en de vraag wie de schade van gegevensverlies draagt, geldt artikel 4a van de algemene voorwaarden, ook voor persoonsgegevens.
(h) Uitzonderingen. Deze verdeling geldt niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van de partij die zich erop beroept, en niet voor zover de AVG of ander dwingend recht een afwijking niet toestaat. Blijft een onderdeel buiten toepassing, dan blijven de andere onderdelen gelden.
13.2 Deze verwerkersovereenkomst duurt zolang de overeenkomst duurt, en daarna zolang nodig voor de afwikkeling volgens artikel 12.
13.3 Bij strijd tussen deze verwerkersovereenkomst en de algemene voorwaarden gaat deze verwerkersovereenkomst voor wat betreft persoonsgegevens. Nederlands recht is van toepassing.
Dit document is met zorg opgesteld, maar zonder juridisch advies. Raadpleeg bij twijfel een jurist.
Versie 20 oktober 2026
Wat is er gewijzigd? Ten opzichte van de versie van 11 oktober 2026: de tabel noemt nu ook de lettergrootte die u in de app kiest (pcapp_letters), zodat elk scherm van de app in die grootte opent. Verder ongewijzigd. De versie van 11 oktober 2026 wijzigde het volgende ten opzichte van die van 9 oktober 2026: de tabel noemt ook de teller op de betaalpagina (pc_wacht_<betaalnummer>), die onthoudt hoe vaak de pagina al heeft ververst terwijl de bank uw betaling nog bevestigt; die stond er niet bij, terwijl de verklaring zegt dat de lijst volledig is. Verder ongewijzigd. De versie van 9 oktober 2026 wijzigde het volgende ten opzichte van die van 4 oktober 2026: de handelsnaam van het platform is OurStayOne in plaats van OurStay (de naam van 4 tot 9 oktober 2026). Daarnaast: de tabel noemt nu ook de opslag die onthoudt dat er bij een ander park een account met uw e-mailadres bestaat (pc_anderepark en pcapp_anderepark), sinds u meerdere parken aan één inlog kunt koppelen. De versie van 4 oktober 2026 wijzigde ten opzichte van die van 3 oktober 2026: de handelsnaam van het platform is OurStay in plaats van Park Community; de onderneming erachter (Prudon Beheer), de artikelen en de inhoud zijn ongewijzigd. De versie van 3 oktober 2026 wijzigde het volgende ten opzichte van die van 3 september 2026: de tabel noemt nu ook de opslag die onthoudt welke panelen op het scherm Planning van het beheerdersportaal open staan (pc_plan_panelen). Verder ongewijzigd.
OurStayOne (de apps, de webapp en de website van Prudon Beheer) gebruikt geen tracking- of advertentiecookies en geen cookies van derden. We slaan alleen functionele gegevens op die nodig zijn om de dienst te laten werken. Daarvoor is wettelijk geen toestemming nodig; daarom ziet u bij ons ook geen cookiebanner.
| Opslag | Waarvoor | Hoe lang |
|---|---|---|
Inlogsessie beheerdersportaal (pc_token) | Ingelogd blijven in het beheerdersportaal | Tot u uitlogt of de sessie verloopt |
Inlogsessie app (pcapp_token) | Ingelogd blijven in de bewonersapp | Tot u uitlogt of de sessie verloopt |
Menustand (pc_nav_open) | Onthouden of het menu in het beheerdersportaal open of dicht staat | Tot u de opslag wist |
Taalkeuze (pcapp_taal) | De taal waarin u de app gebruikt, zodat het inlog- en aanmeldscherm in die taal terugkomen; op die schermen bent u nog niet ingelogd en kunnen we uw taal niet bij uw account opzoeken | Tot u de opslag wist |
Lettergrootte (pcapp_letters) | De letterstand die u in de app kiest (normaal, groter of grootst), zodat elk scherm van de app in die grootte opent; de letterinstelling van uw telefoon volgt de app sowieso | Tot u de opslag wist |
Toestelkenmerk voor meldingen (pcapp_toestel) | Het kenmerk van het toestel dat al voor pushmeldingen is aangemeld, zodat de app dat niet bij elke start opnieuw doet | Tot u uitlogt; dan wist de app het zelf |
Lopende betaling (pcapp_betaling) | Het nummer van een betaling die u net bent gestart, zodat de app u na het betalen op het juiste scherm terugzet | Tot de betaling is afgerond; daarna wist de app hem zelf |
Demosessie (pcapp_demosessie en pc_demo_sessie) | Het sessienummer van uw eigen demokopie, zodat u in de demo uw eigen park ziet en niet dat van een ander | pcapp_demosessie tot u de opslag wist; pc_demo_sessie tot u het tabblad sluit |
Volgcode van een parkaanmelding (pc_aanmelding_<nummer>) | De code waarmee u de status van uw eigen parkaanmelding kunt volgen zonder in te loggen | Tot uw aanmelding rond is; daarna wist de site de code meteen |
Welkomsleutel na een parkbetaling (pc_welkom_<betaalnummer>) | Een sleutel die uw browser bewaart zodra uw parkabonnement is betaald, zodat de knop "Naar mijn dashboard" op die pagina ook bij een later bezoek nog werkt | Tot u de opslag wist; de sleutel is waardeloos zodra u de knop één keer heeft gebruikt, want de bijbehorende code vervalt dan bij ons |
Tabblad na een hulplink (pc_naar_tab) | Welk tabblad het beheerdersportaal moet openen als u een link volgt die daar rechtstreeks naartoe wijst | Tot dat tabblad openstaat; daarna wist het portaal het meteen, en anders zodra u het tabblad sluit |
Open panelen op Planning (pc_plan_panelen) | Onthouden welke panelen op het scherm Planning van het beheerdersportaal open of dicht staan | Tot u de opslag wist |
Wachten op de bank (pc_wacht_<betaalnummer>) | Hoe vaak de betaalpagina na uw betaling al heeft ververst terwijl de bank de betaling nog bevestigt, zodat de pagina daarna stopt met verversen | Tot u het tabblad sluit |
Hint over een ander park (pc_anderepark en pcapp_anderepark) | Onthouden dat er bij een ander park nog een account met uw e-mailadres bestaat dat u kunt koppelen, zodat het portaal of de app u dat één keer kan voorstellen | Tot u het tabblad sluit of de accounts koppelt; dan wist het portaal of de app het meteen |
Deze gegevens staan in localStorage en sessionStorage: kleine opslagvakjes in uw browser of in de app, op uw eigen apparaat. localStorage blijft staan tot u hem wist, sessionStorage verdwijnt zodra u het tabblad sluit. Wij zetten daar alleen de bovenstaande functionele gegevens in; dit is de volledige lijst. Er worden geen profielen van u opgebouwd en er gaat niets naar advertentienetwerken of andere derden.
Uw taalkeuze staat op twee plaatsen. De leidende staat bij uw account op onze server: logt u op een ander apparaat in, dan staat de taal daar meteen goed. Daarnaast houdt de app een kopie op het toestel zelf (pcapp_taal, zie de tabel hierboven), want op het inlog- en aanmeldscherm bent u nog niet ingelogd en is uw account nog niet bekend.
Voor opslag die strikt noodzakelijk is om een dienst te leveren waar u zelf om vraagt (zoals ingelogd blijven), of die alleen uw voorkeuren onthoudt met geen of nauwelijks gevolgen voor uw privacy, is volgens de Telecommunicatiewet (artikel 11.7a) geen toestemming vereist. Alles wat wij opslaan valt in die categorie.
U kunt de opslag altijd wissen via de instellingen van uw browser (websitegegevens verwijderen) of door de app te verwijderen. U moet daarna wel opnieuw inloggen en uw voorkeuren opnieuw instellen.
Gaan we ooit cookies of vergelijkbare opslag gebruiken waarvoor wel toestemming nodig is, dan vragen we die eerst en passen we deze verklaring aan. De actuele versie staat altijd in de app en op de website.
Vragen? Mail info@ourstayone.com.
Dit document is met zorg opgesteld, maar zonder juridisch advies. Raadpleeg bij twijfel een jurist.
Versie 30 oktober 2026
Wat is er gewijzigd? Ten opzichte van de versie van 12 oktober 2026: het formulier noemt niet meer het abonnement van €1,99 per maand voor een extra mede-eigenaar; dat bestaat niet meer, ook een tweede mede-eigenaar gebruikt de app nu gratis. Verder ongewijzigd. De versie van 12 oktober 2026 wijzigde het volgende ten opzichte van die van 9 oktober 2026: het e-mailadres waarnaar u het formulier stuurt is info@ourstayone.com (het adres van het platform sinds 10 oktober 2026); een herroeping aan het eerdere adres blijft geldig. Verder ongewijzigd. De versie van 9 oktober 2026 wijzigde het volgende ten opzichte van die van 4 oktober 2026: de handelsnaam van het platform is OurStayOne in plaats van OurStay (de naam van 4 tot 9 oktober 2026); de onderneming erachter (Prudon Beheer), de artikelen en de inhoud zijn ongewijzigd. De versie van 4 oktober 2026 wijzigde het volgende ten opzichte van die van 3 oktober 2026: de handelsnaam van het platform is OurStay in plaats van Park Community; de onderneming erachter (Prudon Beheer), de artikelen en de inhoud zijn ongewijzigd. De versie van 3 oktober 2026 wijzigde het volgende ten opzichte van die van 16 september 2026: bovenaan staat niet meer dat huurders een eigen abonnement kunnen hebben; huurders gebruiken de app gratis en hebben dus niets te herroepen. De versie van 16 september 2026 wijzigde het volgende ten opzichte van die van 28 augustus 2026: er staat nu bovenaan dat dit formulier alleen voor bewoners is, en dat er voor parken geen bedenktijd is (artikel 8.7 van de algemene voorwaarden voor parken). Verder ongewijzigd.
Alleen voor bewoners. Dit formulier is voor bewoners en mede-eigenaren met een eigen OurStayOne abonnement (consumenten); huurders gebruiken de app gratis. Voor parken geldt geen bedenktijd en geen herroepingsrecht: zie artikel 8.7 van de algemene voorwaarden voor parken.
Heeft u een betaald OurStayOne abonnement afgesloten? Op dit moment zijn er geen betaalde abonnementen voor bewoners; ook een tweede mede-eigenaar gebruikt de app gratis. Dan heeft u 14 dagen bedenktijd. Die gaat in op de dag nadat u het abonnement afsloot.
De snelste manier om te herroepen is de herroepingsknop in de app of de webapp. Die heet "Abonnement herroepen", staat gedurende de hele bedenktijd bij uw abonnement en geeft u direct een bevestiging met datum en tijdstip.
Kiest u per ongeluk de knop "Abonnement opzeggen" die daaronder staat? Dan gebeurt er hetzelfde: zolang uw bedenktijd loopt, behandelen we een opzegging als een herroeping, met dezelfde terugbetaling. U raakt uw bedenktijd dus niet kwijt door de verkeerde knop.
Wilt u liever schriftelijk herroepen? Gebruik dan het formulier hieronder (gebaseerd op het wettelijke model uit bijlage I deel B van Richtlijn 2011/83/EU) en stuur het per e-mail of per post. Een gewone e-mail waarin u duidelijk schrijft dat u herroept, is ook voldoende. Herroepen is kosteloos; omdat u bij het afsluiten heeft gekozen voor directe start, betaalt u alleen naar rato voor de dagen dat uw abonnement actief was.
(Dit formulier alleen invullen en terugzenden als u de overeenkomst wilt herroepen.)
Aan:
OurStayOne (Prudon Beheer) De Parel 26, 5431 ZT Cuijk E-mail: info@ourstayone.com
Betaald OurStayOne abonnement: .................... (*)
(*) Doorhalen wat niet van toepassing is.
Dit document is met zorg opgesteld, maar zonder juridisch advies. Raadpleeg bij twijfel een jurist.